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So richten Sie in Comindware Tracker einen Prozess zur Dokumentüberprüfung ein

Sicher gibt es auch in Ihrem Unternehmen Dokumente, die von mehreren Personen überprüft werden müssen, um die Genauigkeit sowie die Einhaltung aller geschäftlichen und rechtlichen Vorgaben zu gewährleisten.  Wenn Sie sich bei dieser Aufgabe auf Email-Konversationen verlassen müssen, ist der Prozess schwierig und schwer zu kontrollieren.  Es ist dann kaum möglich, den Zeitaufwand und das Ergebnis detailliert zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Bearbeitungen an der jeweils letzten Version vorgenommen wurden. Comindware Tracker hingegen schafft mit Hilfe von Teilaufgaben Transparenz und ermöglicht die Kontrolle. 

Als erstes erstellen Sie die Hauptaufgabe für die Dokumentüberprüfung und fügen die Datei in der Originalversion hinzu. In unserem Beispiel soll ein neuer Einstellungsplan überprüft werden:

Beschreibung

Öffnen Sie die Registerkarte ’Teilaufgaben’, um dort mehrere Teilaufgaben zu erstellen. Weisen Sie diese dann den Personen zu, die das Dokument überprüfen und überarbeiten sollen.

Teilaufgaben

Fordern Sie die Beteiligten dazu auf, ihre Änderungen in der Registerkarte ’Diskussion’ zu kommunizieren. Dadurch bleiben alle stets auf dem aktuellen Stand:

Diskussion

Zusätzlich bietet Comindware Tracker die Funktion zur Versionierung der hinzugefügten Dateien.

Die Versionierung der Anlagen ermöglicht es, einer Aufgabe mehrere Dateien mit demselben Namen hinzuzufügen und als verschiedene Dateiversionen zu kennzeichnen. Mit dieser intelligenten Funktion können Sie Änderungen in Dokumenten, Vorlagen, Verträgen usw. verfolgen.
Laden Sie die Originaldatei auf Ihren Computer herunter und bearbeiten Sie sie. Anschließend kann die Datei über die Option ’Neue Version hochladen’ der Aufgabe wieder hinzugefügt werden (es öffnet sich ein entsprechendes Dialogfenster):

Diskussion

Nachdem alle Beteiligten die Bearbeitung vorgenommen und ihre Aufgabe abgeschlossen haben , ist das Dokument von allen relevanten Personen überprüft worden und der Eigentümer der Hauptaufgabe kann diese im System abschließen.

Die Hauptaufgabe wird nicht automatisch abgeschlossen, wenn all ihre Teilaufgaben abgeschlossen sind. Dadurch behalten Sie die Kontrolle über den Prozess und können bei Bedarf auch weitere Teilaufgaben erstellen. Wenn Sie jedoch die Hauptaufgabe abschließen, werden gleichzeitig auch alle ihre Teilaufgaben abgeschlossen. Gehen Sie daher umsichtig vor.