Comindware Tracker verstehen

Natürlich wollen Sie sofort beginnen: Aufgaben zuweisen und einzelne Aufgaben zu Abläufen kombinieren. Doch das Verständnis der nachfolgend erläuterten Konzepte wird Ihnen den Start noch einfacher machen. Sie ertappen sich gerade dabei, zig Emails nach Statusupdates zu durchsuchen und ständig darüber nachzudenken, wie Sie die Arbeit Ihres Teams effektiver gestalten können? Dann sollten Sie ein paar Minuten investieren und herausfinden, auf welche Weise Comindware Tracker leitenden Mitarbeitern wie Ihnen bei der Steuerung von Geschäftsprozessen helfen kann. Dieser Artikel beschreibt die Grundlagen der Comindware Tracker-Logik und zeigt, wie Sie Ihre Teamarbeit organisieren, implementieren und verfolgen.

 

Definitionen der Konzepte:

Aufgaben

Aufgaben sind Teile einer Arbeit, die erledigt werden muss; zum Beispiel Bestandteile eines Projekts oder Arbeitstages. Sie können für sich allein bestehen oder mit Teilaufgaben und Workflows einen Zusammenhang ergeben. Aufgaben weisen Sie entweder sich selbst oder Mitgliedern Ihres Teams zu, anschließend verfolgen Sie den Status aller Aufgaben mit Comindware Tracker automatisch.

 

Dokumente

Dokumente sind statische Datenblätter, die gespeichert und organisiert werden und bestimmten Teammitglieder angezeigt werden sollen. Außer dem darin enthaltenen Text können ergänzende Informationen hinzugefügt werden (z.B. Erstellungsdatum, Dokumententyp, Besitzer usw.), die Ihnen bei der Kategorisierung der Dokumentenablage helfen.

 

Workflow-Aufgaben

Angenommen, Ihre Aufgaben sind Teil eines Prozesses. Wie würden Sie die Aufgaben durch eine Abfolge führen bzw. je nach Projektstand automatisch generieren? In Comindware Tracker erstellen Sie zu diesem Zweck 'Workflow-Aufgaben'. Das sind zum Beispiel Änderungsanforderungen, IT Helpdesk-Tickets, Reklamationen, Produktfehler, Personalakten – im Grunde jeder Prozess, den Sie verfolgen möchten.

 

Workflows

Workflow-Elemente enthalten einen Workflow, wenn der verfolgte Prozess nicht statisch, sondern dynamisch ist. Solche Workflow-Elemente sind beispielsweise Urlaubsanträge, denn sie werden gemäß einem festgelegten Ablauf bearbeitet (Antrag, Zustimmung vom Vorgesetzten, Genehmigung der Personalabteilung usw.).

Im Gegensatz dazu gibt es Dokumente ohne Workflow, beispielsweise Unterlagen zur Personalentwicklung. Sie dienen der Aufbewahrung verschiedener Informationen (wie absolvierte Fortbildungen oder die Gehaltsentwicklung), um sie verfolgen zu können.
 

Im Grunde genommen ist ein Workflow eine Folge von Schritten, wie beispielsweise in einem komplexen Prozess oder einem Entscheidungsbaum. Die ConnectStep-Technologie® von Comindware Tracker generiert automatisch alle zu erledigenden Aufgaben – in der richtigen Reihenfolge, zum richtigen Zeitpunkt und für die verantwortliche Person. Im Gegensatz zu den statischen Diagrammen anderer grafischer Werkzeuge sind Workflows in Comindware Tracker eine leistungsfähige Engine, die für den reibungslosen Ablauf sorgt.

Während andere komplizierte Workflow-Werkzeuge oft spezielle Programmierkenntnisse erfordern, enthält Comindware Tracker einen grafischen Workflow-Generator, mit dessen Drag & Drop-Funktionalität Sie Workflow-Prozesse visuell gestalten und verändern.
 

Außerdem gibt es bei Comindware Tracker eine universelle Workflow-Engine, mit der Sie alle Prozesse in nur einem System verwalten können. Die auf unserer ElasticData-Technologie basierende universelle Workflow-Engine ist hochflexibel und kann nahezu alle Variationen von Workflow-Prozessen und Vorgangsverfolgung verarbeiten.

Auf diese Vielseitigkeit eines Comindware Tracker-Workflows werden Sie nicht mehr verzichten wollen, wenn verschiedene Prozesse innerhalb einer Abteilung oder sogar abteilungsübergreifend automatisiert werden sollen. Comindware Tracker verlangt auch nicht die komplette Neugestaltung von Prozessen. Sie wählen einfach eine der vorbereiteten Lösungen und ändern deren Vorgaben entsprechend Ihrer individuellen Erfordernisse ab. Ebenso gut können Sie aber eine benutzerdefinierte Lösung erstellen.

 

Applikationen (Apps)

Nun wissen Sie, was Workflows sind und können über eine entsprechende App eigene erstellen. In einer Applikation werden alle Workflow-Aufgaben, Dokumente oder Aufgaben desselben Typs gespeichert. In den App-Einstellungen legen Sie die Details der Workflow-Aufgaben und Dokumente fest, die darin gespeichert werden sollen: Workflows, Felder und Formulare. Comindware Tracker enthält bereits vorgefertigte Lösungs-Apps, die Sie individuell anpassen können. Doch natürlich können Sie auch eigene erstellen.

Für den schnellen Einstieg reichen die Standardeinstellungen vorerst aus, so dass Felder und Formulare an anderer Stelle erläutert werden.

 

Arbeitsbereiche

Sie können alle erstellten Aufgaben und Dokumente mit Hilfe definierter Rollen und Beziehungen organisieren, die auf einer Hierarchie basieren. Stellen Sie sich Arbeitsbereiche wie Teams oder Projekte vor. So gibt es Arbeitsbereiche für einzelne Abteilungen wie 'IT' oder 'Verwaltung'.

Außerdem können Sie projektbezogene Arbeitsbereiche einrichten, wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, z.B. 'Verkaufsstart' oder 'Gebäudeplanung'.Arbeitsbereiche enthalten Apps. So einfach ist das.

 

Berichterstellung

Mit der individuell anpassbaren Berichtsfunktion von Comindware Tracker können Sie die Ansichten in Echtzeit sortieren, filtern oder ändern und Widgets hinzufügen.

Nur Comindware bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Projekte und Abteilungen in einem einzigen System zu verwalten. Sie können also auf Wunsch alle Daten des Unternehmens an einem Ort konzentrieren. Unsere hochflexible, neuartige ElasticData-Datenbank ordnet die Ansicht Ihrer Aktionen nach Abteilung, Team oder Organisationseinheit.

 

Es gibt drei Werkzeuge, mit denen Sie Echtzeitstatistiken aufstellen:

  • Listen: Eine Liste ist eine veränderbare Ansicht von Aufgaben oder Dokumenten, die genau nach Ihren Vorgaben gefiltert oder sortiert werden kann.
  • Widgets: Ein Widget ist ein Diagramm, das die bei der Listenerstellung ausgewählten Daten anzeigt. So können Sie Daten und Datentrends visuell vergleichen.
  • Dashboards: Ein Dashboard ist wie eine 'Tafel' für Ihre Widgets, auf der Sie alle Informationen an einem Ort sehen.

 

Felder und Formulare

Felder und Formulare wurden bereits beim Thema 'Vorlagen' kurz erwähnt. Wir haben sie jedoch bis zuletzt aufgehoben, weil es zuerst um das zusammenhängende Bild gehen sollte.

Jetzt geht es um die Details: Felder enthalten alle Informationen, die Teammitglieder kennen müssen, wenn sie einen von Ihnen gestalteten Prozess starten. Zum Beispiel die Fälligkeit, Dringlichkeit, Budgetebene, Elementnummer und anderes. Sie können mit den Standardfeldern beginnen oder eigene Felder hinzufügen. Eine besondere Eigenschaft von Comindware Tracker ist, dass ein einmal erstelltes Feld in die Liste der globalen Felder aufgenommen wird und daher in beliebigen anderen Elementen erneut verwendet werden kann.

Formulare nehmen wie ein virtuelles Blatt Papier alle Daten auf, die benötigt werden. Jede Workflow- und Dokumenten-App enthält einen grafischen Formulargenerator, der Sie Formulare mit flexiblem Layout für die benötigten Felder visuell erstellen lässt: Sie fügen die Felder mit Drag & Drop hinzu, arrangieren sie nach Wunsch und klicken auf 'Speichern'.

 

Zusammenfassung

Nun ist jeder Begriff definiert und Sie können gleich erfolgreich mit Comindware Tracker arbeiten. Fassen wir kurz zusammen:

1. Erstellen Sie eine App für die Speicherung der Aufgaben, Workflow-Aufgaben oder Dokumente, die Sie verfolgen möchten.

2. Wenn Sie eine Workflow-App erstellen, definieren Sie einen Workflow und legen fest, welcher Mitarbeiter bei welchem Schritt für die Aufgabe verantwortlich sein soll.

3. Dann bestimmen Sie das Aussehen der Workflow-Aufgaben, die neu erstellt werden, wenn Teammitglieder das Formular ausfüllen.

4. Benutzen Sie außerdem Arbeitsbereiche, um Ihre Apps nach Teams, Projekten oder Abteilungen zu gruppieren.

Wir begleiten Sie mit vielen Ressourcen durch den Probelauf von Comindware Tracker in Ihrer Umgebung, für den Sie Folgendes entscheiden müssen:

  • Wer wird das System benutzen? (Sie fügen die Benutzer entweder manuell hinzu oder nutzen die LDAP-Integration.)
  • Welche Abteilungen, Teams oder Büros benötigen Arbeitsbereiche?
  • Welche Anforderungen, Prozesse und Funktionsbereiche sollen mit eigens für diesen Zweck erstellten Apps verfolgt werden?


Zur Erinnerung: Jede Workflow-App umfasst die folgenden drei Aspekte:

1. Welche Daten sollen von den Formularfeldern erfasst werden?

2. Welche (frei wählbare) Anordnung der Felder ergibt das gewünschte Erscheinungsbild?

3. Welcher Workflow verfolgt die betreffenden Prozesse?

4. Welche Daten müssen für Sie selbst, global, in Echtzeit und im Verlauf verfügbar sein?

5. Welche Zugriffsrechte sollen die einzelnen Arbeitsbereiche und Apps haben?

Diese fünf Punkte müssen Sie bei der Neuerstellung eines voll funktionsfähigen Beispiel-Trackers berücksichtigen. Normalerweise wiederholen Sie nur die Schritte 3 bis 5 für neue Tracker bzw. Apps, die Sie in einem bestehenden Arbeitsbereich verwenden möchten.

 

Nächste Schritte

Experimentieren Sie mit verschiedenen Applikationstypen und Hierarchien – Comindware Tracker lässt Ihnen viel Freiheit bei der Strukturierung von Aufgaben, Dokumenten und Workflows genau nach Ihren Wünschen.

Verändern Sie die Workflows ganz einfach, indem Sie neue Schritte und Übergänge visuell hinzufügen und dann auf 'Speichern' klicken. Dank der einzigartigen, zum Patent angemeldeten ElasticData-Technologie erfolgen Änderungen an den Workflows „on the fly“. Und für die Bereitstellung brauchen Sie auch keinen Prozess – ein Klick auf 'Speichern' reicht aus.

Keine Sorge: Der integrierte Prüfmechanismus garantiert, dass Ihr Workflow auch funktioniert. Sie können also sicher sein, dass durch Ihre Änderungen nichts schiefgeht.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen: www.comindware.com/de

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