Урок 7 - Участие в рабочем процессе

В этом уроке Вы узнаете, как работать и взаимодействовать со своими коллегами в Comindware Tracker: создавать запросы, работать с задачами и передавать эстафету другому человеку.

Содержание:

• «Мой рабочий стол»
• Обзор «Моего рабочего стола»
• Другие рабочие области
• Приложение на любой случай
• Как создать новый объект в приложении
• Форма
• Как взаимодействовать с другими пользователями
• Обзор схемы рабочего процесса
• Шаги рабочего процесса
• Как это работает
• Как найти свои задачи
• Уведомления о задачах
• Обзор формы задачи
• Как передать эстафету своему коллеге

«Мой рабочий стол»

Когда Вы заходите в свою учетную запись Comindware Tracker, первое, что Вы видите, это область «Мой рабочий стол» . Это ваше личное рабочее пространство, которое является гибким и настраиваемым, и Вы можете легко настроить его в соответствии с вашими рабочими потребностями и интересами.

По умолчанию эта область содержит раздел «Избранное» с предварительно созданными списками Ваших задач, отдельными папками для общих и личных списков и панелей мониторинга (о них Вы узнаете позже) и ссылками на другие рабочие области (под областью «Мой рабочий стол» ).

«Мой рабочий стол» , если его правильно настроить, может стать Вашей основной рабочей областью и сэкономит вам много времени и усилий на поиске необходимой информации. Всегда хорошо иметь все необходимое под рукой, не так ли? Поэтому стоит потратить некоторое времени на изучение всех его возможностей.

Обзор «Моего рабочего стола»

1. Это набор инструментов для работы с задачами и документами. Мы называем это «Лента».

2. Панель навигации.

• «Избранное» - это настраиваемая область, которая может содержать все важные для вас ресурсы: Ваши задачи, график производительности, статистику созданных запросов и т.д.
• При работе в системе Вы создаете и редактируете различные записи. Мы называем их Объектами. Все объекты отображаются в списках.
• С помощью дашбордов Вы можете отображать статистику запросов в виде графиков и диаграмм и использовать их для дальнейшего анализа.

3. «Мой рабочий стол» - это Ваш личный кабинет, в котором собраны Ваши Задачи. Но это не единственная область, в которой Вы можете работать. Мы называем другие области рабочими областями. Вы узнаете о них в следующих пунктах.

4. Это область списка, которую Вы можете использовать для быстрого поиска и открытия нужного Вам объекта. Списки играют две основные роли: навигация и статистика. Есть несколько дефолтных списков (например, список «Мои активные задачи»), к тому же Вы можете создавать свои собственные настраиваемые списки и делиться ими с другими.

Нажмите на любой объект в списке, чтобы просмотреть его. Если дважды щелкнуть по нему, объект развернется, чтобы Вам было проще просматривать и редактировать его.

Другие рабочие области

Теперь Вы знаете, что «Мой рабочий стол» - это Ваша личная область, в которой есть ссылки на все задачи, назначенные Вам или важные для Вас в системе. Но если Вам нужно создать новую задачу для кого-то или отправить новый запрос, Вам следует перейти в соответствующую рабочую область, которую мы называем Рабочая область .

В вашей учетной записи Вы можете иметь одну или несколько рабочих областей. В нашем примере у нас есть три команды, работающие в системе - отдел продаж, отдел кадров и PR, и каждая группа имеет свое собственное рабочее пространство, которое содержит связанные запросы, задачи и документы.

Другими словами, рабочие области - это своего рода тематические места, которые позволяют компаниям отделять разные отделы или проекты друг от друга. Вы увидите список всех доступных рабочих областей под «Моим рабочим столом» на панели навигации .

Приложение на любой случай

Каждое рабочее пространство содержит несколько приложений . Каждое приложение - это своего рода папка с конкретными настройками для хранения записей (мы также говорим «Объектов» ) определенного типа, например, карточек клиентов, счетов, заявок в службу поддержки или запросов на изменение системы.

Каждое приложение может содержать только один тип объекта, поэтому в нашем примере у нас есть несколько отдельных приложений для хранения контрактов, заказов, контактов клиентов и другой информации. После входа в рабочую область Вы увидите все доступные вам приложения на панели навигации.

Как создать новый объект в приложении

Хорошо, теперь давайте создадим Ваш первый объект в системе. Если Вы тот, кто будет публиковать новые запросы / документы для Вашей команды, Вы должны знать, для чего предназначено каждое приложение, чтобы размещать новые объекты в нужном месте.

Чтобы добавить новый объект, откройте приложение и нажмите кнопку «Новый…» на ленте (имя объекта будет отличаться для каждого приложения). Появится новая форма запроса. Заполните поля и нажмите «Сохранить» . Вот так! Теперь каждый сможет увидеть эту запись в этом приложении и работать с ней.

Форма

Каждая форма имеет несколько стандартных объектов, независимо от того, к какому приложению она принадлежит. Самым первым полем, которое Вы видите в верхней части формы, является заголовок . Он больше других полей, поэтому Вы можете быстро понять, о чем этот объект.

Формы также содержат ряд обычных полей , которые Вам и Вашим коллегам необходимо будет заполнить при работе с этим объектом. В нашем примере их всего несколько, однако в приложениях в Вашей системе их может быть много. Некоторые из этих полей содержат текстовые или числовые значения, другие могут содержать ссылки на другие объекты. Некоторые поля могут даже вычисляться автоматически, как, например, вычисляемые ячейки в MS Excel.

Под разделом полей есть область «Вложения» , куда вы можете загружать файлы и прикреплять их к этому объекту. Ваши коллеги смогут их при необходимости скачивать и просматривать.

Наконец, есть панель с вкладками, каждая из которых предназначена для определенной цели. Снимок экрана ниже описывает, что у Вас есть в каждой вкладке.

Как взаимодействовать с другими пользователями

Теперь поговорим только о приложениях типа «Процесс» . Их основное отличие от других типов приложений заключается в том, что все объекты, хранящиеся здесь, имеют встроенную схему процессов, которую каждый объект должен пройти. Эта схема является типичным шаблоном жизненного цикла для конкретного вида запроса.

Каждое приложение типа «Процесс» может иметь только один шаблон схемы процесса, который будет одинаковым для всех объектов, которые мы в нем создаем (то же самое для формы). В Comindware Tracker мы называем это Схема рабочего процесса . Схема рабочего процесса играет одну важную роль: она позволяет Вам сотрудничать с вашими коллегами по каждому объекту, видеть текущий статус запроса и его ответственное лицо.

Вкладка «Просмотр схемы рабочего процесса» на форме всегда показывает, на каком этапе рабочего процесса находится данный конкретный объект, и кто работает над ним прямо сейчас. Таким образом, Вы можете передавать каждый объект от одного человека к другому, пока не завершится весь его жизненный цикл, и отслеживать ход выполнения процесса на схеме рабочего процесса.

Обзор схемы рабочего процесса

Теперь поговорим подробнее о схеме рабочего процесса. Вы, должно быть, уже заметили круги разных цветов: зеленый, синий и красный. Они соответствуют этапам рабочего процесса. Эти цвета обозначают шаги разных типов.

Каждая схема рабочего процесса имеет один зеленый стартовый шаг . Когда Вы создаете новый объект в приложении типа «Процесс», он попадает на стартовый шаг. Вот как Вы можете различать новые запросы в этом приложении.

Синие круги - это промежуточные шаги . Когда Вы и Ваши коллеги работаете над объектом и передаете его друг другу, Схема рабочего процесса выделяет текущий активный Шаг , чтобы Вы всегда могли узнать, что происходит с этим объектом прямо сейчас.

Жизненный цикл объекта заканчивается одним из красных завершающих шагов . Поскольку запрос может быть закрыт несколькими различными способами (Вы можете его выполнить, отменить, отклонить и т.д.), Ваша схема рабочего процесса может содержать несколько конечных шагов. Это поможет Вам получить четкое представление о том, почему и как закрывается каждый конкретный объект.

Шаги рабочего процесса

Независимо от того, в какой отрасли Вы работаете, у Вас, вероятно, есть определенный сценарий для обработки различных запросов в Вашей команде. В Comindware Tracker мы называем это Схема рабочего процесса , однако на самом деле это не что иное, как последовательность задач, которые должны выполняться по очереди в определенном порядке. Поэтому Шаг рабочего процесса - это фактически Задача , которую Вы или ваш коллега должны выполнить, чтобы рабочий процесс продолжался.

Если у каждого в Вашей команде есть определенная роль при работе с запросом, скорее всего, эти роли уже определены в системе (Ваши менеджеры могли бы сделать это при настройке рабочего процесса). Это означает, что система уже знает, кто отвечает за каждый шаг рабочего процесса и кому должна быть назначена задача. И делает это автоматически .

Как это работает

1. Вы открываете приложение типа «Процесс» и создаете объект процесса (мы называем запросы таким образом, чтобы подчеркнуть, что они принадлежат приложению типа «Процесс» и имеют схему процесса для выполнения).

Когда Вы создаете новый объект рабочего процесса, он попадает на первый шаг и назначает задачу первому участнику процесса.

2. Любой рабочий процесс - это последовательность задач. Таким образом, каждый шаг на самом деле является задачей для одного из участников процесса. Таким образом, объект рабочего процесса включает в себя несколько задач (или, как мы говорим, подзадач или дочерних задач), по одной на каждый шаг. Каждая подзадача имеет отдельную страницу и назначается конкретному человеку.

3. Дочерняя задача - это фактическая часть работы, которая должна быть выполнена определенным пользователем. Когда Вы выполните эту задачу, рабочий процесс перейдет к следующему шагу. Все дочерние задачи выглядят одинаково и всегда имеют ссылку на родительский объект рабочего процесса.

Как найти свои задачи

Вы уже знаете, что Вам будет назначена Задача, если Вы ответственны за Шаг рабочего процесса. Как Вам найти эту задачу? Нет, Вам не нужно заходить в приложение типа «Процесс» и сканировать его на предмет назначенных Вам задач. Вместо этого перейдите на «Мой рабочий стол» .

На «Моем рабочем столе» есть предварительно созданный список «Мои активные задачи» . Этот список будет автоматически собирать ссылки на все задачи, назначенные Вам на данный момент, даже если они назначаются из разных приложений.

Каждая дочерняя задача имеет специальное поле «Родитель» , которое имеет ссылку на свой родительский объект рабочего процесса. Если Вы щелкнете по нему, откроется объект рабочего процесса. Вы можете вернуться к своей текущей дочерней Задаче, назначенной вам, на вкладке «Подзадачи» .

Уведомления о задачах

Таким образом, все Ваши задачи остаются в списке «Мои активные задачи» на «Моем рабочем столе» . Но как узнать о новой задаче, созданной для Вас в системе? Нет, Вам не нужно обновлять список задач каждую минуту. Вместо этого проверьте свою электронную почту.

Comindware Tracker всегда уведомит Вас, если что-то потребует Вашего внимания: новая задача, или вложение файла, или новый комментарий и т.д. Эти автоматические электронные письма будут доставлены Вам примерно через 5 минут после того, как событие произойдет в системе.

Каждое уведомление содержит ссылку на задачу / объект, о котором идет речь, чтобы Вы могли быстро открыть его в своем браузере.

Обзор формы задачи

Теперь давайте рассмотрим форму задач:

Все обычные задачи (как автономные задачи, так и дочерние задачи рабочего процесса) выглядят абсолютно одинаково, они просто имеют разные данные в полях.

В общем, на странице «Задачи» можно регистрировать затраченное время, оставлять комментарии, прикреплять файлы и при необходимости переходить к родительскому объекту рабочего процесса.

Используйте инструменты на ленте для работы с вашими задачами.

1. Вкладка Описание содержит некоторую информацию, связанную с задачей.

2. Вкладка Обсуждение - это место, где Вы можете оставить комментарий к этой Задаче.

3. Если вам нужно делегировать часть работы другому лицу, Вы можете создать подзадачу во вкладке Подзадачи.

4. Во вкладке «Затраченное время» Вы можете регистрировать время, потраченное на выполнение этой задачи.

5. Вкладка История содержит записи обо всех изменениях задачи, начиная с даты ее создания.

Как передать эстафету своему коллеге

Как только Вы закончите работу со своей задачей, Вам необходимо выполнить ее и переместить объект рабочего процесса на следующий шаг. В Comindware Tracker есть два способа сделать это:

• Если Вы находитесь на форме дочерней задачи, нажмите кнопку «Завершить» на ленте. Вы увидите раскрывающееся меню возможных шагов после выполнения этой задачи. Выберите нужный и все готово.
• Если Вы находитесь на форме родительского объекта рабочего процесса, нажмите кнопку «Следующий шаг» на ленте. Будет отображаться тот же выбор шагов, чтобы Вы могли выбрать тот, который Вам нужен.

Эти два способа абсолютно идентичны по своему действию. Ваша задача в текущем шаге рабочего процесса будет выполнена, а объект рабочего процесса перейдет к выбранному Вами шагу. Лицо, ответственное за этот шаг, получит новое задание и начнет работать над ним.