Урок 6 - Другие настройки приложения

В этом уроке Вы узнаете, как настроить почтовые уведомления для Вашей команды, назначить разрешения на доступ и экспортировать информацию из системы в MS Word или MS Excel.

Содержание:

• Экспорт записей в MS Word / Excel
• Подготовка шаблона экспорта
• Уведомления по электронной почте для участников процесса
• Кто может следить за задачей?
• Примеры уведомлений
• Права доступа
• Кастомные права доступа

Экспорт записей в MS Word / Excel

Вы можете загружать официальные шаблоны документов компании для автоматического заполнения и распечатывать их прямо из системы.

Например, если Вы используете Comindware Tracker для обработки заказов на покупку, Вы можете загрузить шаблон счета / заказа и автоматически заполнить его, используя данные из текущей записи (количество товара, номер заказа, информация о компании и т.д.). Это сэкономит Вам уйму времени на вводе всех данных вручную.

Для того, чтобы настроить экспорт записей по шаблону, перейдите в «Настройки» приложения и нажмите кнопку «Настройки экспорта». Затем загрузите шаблон документа в форматах MS Word или Excel и сохраните его. Позже пользователи будут открывать любую запись в этом приложении, нажимать кнопку «Экспорт в» и сохранять автоматически заполненный шаблон на свой компьютер. Вы узнаете, как подготовить шаблон экспорта в следующем пункте.

Подготовка шаблона экспорта

1. Загрузите шаблон Вашего документа с идентификаторами полей в приложение.

2. Пользователи смогут экспортировать любую запись в этом приложении в файл, используя данный шаблон.

3. Значения полей будут добавлены в документ автоматически.

Уведомления по электронной почте для участников процесса

Когда Вы ставите систему на колёса, члены Вашей команды будут создавать новые записи, отправлять комментарии друг другу и загружать файлы каждый день. Чтобы помочь им не отставать от рабочего процесса, Вы можете включить автоматические почтовые уведомления.

Если эта опция включена, Вы будете получать электронное письмо, если кто-то назначил Вам задачу, добавил комментарий к Вашей задаче или даже удалил Вашу задачу из системы. Таким образом, Вам не нужно открывать каждую из Ваших задач вручную только для проверки обновлений.

В каждом приложении Вы можете выбрать целый список событий для уведомления людей. Зайдите в настройки приложения и нажмите кнопку «Уведомления по электронной почте». Оттуда Вы можете установить, кто и когда будет получать уведомления.

Эти автоматические сообщения будут отправляться на электронные почты пользователей, указанные в их профилях. Письма также будут содержать ссылки на задачи / запросы, чтобы Вы могли перейти к ним прямо из своего почтового ящика.

Кто может следить за задачей?

В меню «Уведомления по электронной почте» в приложении Вы можете определить пользователей, которые будут уведомлены в случае определенного события. Посмотрите, сколько здесь есть вариантов:

1. Вы можете выбрать переменную, например «Создатель» или «Текущий исполнитель». В этом случае уведомление будет отправляться разным людям каждый раз, в зависимости от того, кто создал запрос и кому он принадлежит на текущем этапе.

2. Выберите конкретного человека из списка пользователей. Например, отправляйте оповещения своему боссу о каждой крупной сделке, успешно закрытой в Вашей команде.

3. Включите уведомления для пункта «Подписчики».

Подписчик - это пользователь, подписанный на объект. Если вы являетесь ответственным за текущий шаг процесса или являетесь создателем заявки, Вы автоматически становитесь подписаны на неё. Ещё одна хитрость: Вы начинаете следить за объектом, если добавляете к нему комментарий, и Вы будете уведомлены, если кто-то Вам ответит.

Существует также другой способ стать подписчиком: если кто-то добавляет Вас в список подписчиков вручную. Это возможно для каждой записи в любом приложении, и Вам даже не нужен доступ к настройкам приложения. Просто нажмите кнопку «Управление подписчиками» на ленте, если Вы хотите добавить своего коллегу, или «Подписаться», если Вы хотите подписаться на все изменения объекта самостоятельно.

Примеры уведомлений

Права доступа

Вы можете решить, кто может получить доступ к Вашему приложению или ко всему рабочему пространству. Для этого откройте меню «Безопасность» в настройках приложения.

По умолчанию в приложении имеется 4 уровня доступа:

• Владельцы могут изменять настройки приложения / рабочего пространства.
• Пользователи могут создавать и редактировать все объекты в приложении.
• Наблюдатели не могут ничего создавать / изменять; просто смотреть.
• Создатели запросов могут создавать новые записи, но не могут видеть записи, созданные другими людьми.

Однако, Вы всегда можете создать свои собственные пользовательские уровни. Добавьте пользователей или группы пользователей к соответствующему уровню доступа, и им будут назначены соответствующие права. Если Вы хотите сразу добавить всех существующих пользователей к определенному уровню доступа, выберите группу «Все» из списка.

Будьте осторожны: один пользователь может быть добавлен к нескольким уровням доступа. Все права будут суммированы в этом случае.

Кастомные права доступа

Если ни один из существующих уровней доступа не соответствует Вашим потребностям, Вы можете создать кастомную роль и предоставить ее членам определенные права в этом приложении. Например, Вы можете добавить роль «Супервизор приложений», члены которой смогут просматривать и изменять все параметры приложения и удалять записи, но не смогут создавать новые записи или изменять информацию, полученную другими пользователями. Все это делается в меню «Доступы».

Вы даже можете скрыть некоторые поля от определенных пользователей, например, если Вы не хотите, чтобы ваши партнеры или другие внешние пользователи имели доступ к некоторой конфиденциальной информации, такой как сумма дохода или план маркетинговой стратегии. Просто сделайте эти поля скрытыми в меню «Доступ к данным», и они не будут отображаться всем пользователям с этой ролью в приложении.