Урок 4 - Свойства шагов и переходов

В этом уроке Вы узнаете, как настроить каждый шаг вашего процесса, определить ответственных пользователей и внедрить бизнес-правила.

Содержание:

• Свойства шага. Назначение задач конкретному человеку на шаге процесса
• О языке выражений Comindware
• Автозаполнение полей в шаге
• Автоматическое перемещение процесса на следующий шаг
• Условие для пропуска шага
• Отправка автоматических уведомлений на шаге
• Настройка автоматических уведомлений
• Обязательные поля
• Добавление бизнес-правил
• Ограничение доступа к данным
• Ограничение выполнения переходов для определенных пользователей
• Как это работает

Свойства шага. Назначение задач конкретному человеку на шаге процесса.

Рабочий процесс по сути является последовательностью задач, выполняемых разными людьми. Как менеджер, Вы знаете, кто в Вашей команде отвечает за каждую задачу. Теперь давайте сообщим системе эту информацию, чтобы задачи могли автоматически назначаться без Вашего участия.

У каждого шага есть меню, в котором вы можете выбрать ответственного, который будет выполнять работу на этом конкретном этапе. Откройте «Свойства шага», дважды щелкнув по шагу, и перейдите на вкладку «Ответственные». Параметр, о котором мы говорим, называется «Исполнитель» в этом меню. В этом разделе Вы также можете изменить приоритет задачи, срок выполнения и другие параметры задачи.

О языке выражений Comindware

Вы можете настроить систему на автоматическое выполнение определенных вычислений. Например, она может рассчитать конкретную дату выполнения на основе приоритета задачи или назначить задачу конкретному человеку в зависимости от типа запроса.

Каждый системный элемент (поле, пользователь, задача, приложение и т.д.) имеет свой уникальный идентификационный номер (или просто ИД). Вы можете использовать их идентификаторы в формулах для расчета значений на основе существующих данных. Эти формулы называются язык выражений Comindware.

Язык выражений Comindware очень похож на функциональность вычислений в MS Excel, где Вы можете суммировать, извлекать, сравнивать ячейки и помещать результат в другую ячейку. В Comindware Tracker это работает так же: вы берете значения из нескольких полей, запускаете для них функции и отображаете результат операции в отдельном поле.

Автозаполнение полей в шаге

Представьте, что Вы продаете карандаши, и Вы только что получили заказ на 15 015 карандашей. Вы знаете цену одного карандаша и объем скидки, а также проводите акцию со скидкой 10% на каждый заказ на этой неделе. Нет, не берите калькулятор - позвольте системе получить окончательную цену за Вас.

Эти настройки находятся на вкладке «Предварительное заполнение полей» в свойствах шага. Выберите поле и введите формулу. Как только Ваш рабочий процесс достигнет этого шага, система заполнит это поле для Вас, однако поле останется редактируемым в форме элемента, так что Вы сможете изменить его значение позже, если это необходимо.

На скриншоте показан еще один пример: мы получаем продолжительность маркетинговой кампании, используя даты ее начала и окончания. Подумайте, как Вы можете извлечь выгоду из этой функции в Вашем рабочем процессе.

Автоматическое перемещение процесса на следующий шаг

Члены вашей команды могут уехать в командировку, взять больничный или отпуск и оставить свои задачи незавершенными. Дедлайн приближается, но рабочий процесс остается на месте. Не считайте это тупиком. Вы все еще можете контролировать ситуацию.

В Comindware Tracker Вы можете создать путь эскалации для Вашего рабочего процесса, если в течение определенного периода времени не было предпринято никаких действий. Используйте Временные переходы для этого. Вы найдете их в свойствах шага.

Чтобы создать переход на основе определенного срока, выберите шаг, к которому нужно перейти, и время ожидания на текущем шаге. Вы можете даже сопровождать его условием (конечно же, в виде выражения), например, «если приоритет низкий, выполнить эскалацию через 7 дней».

Условие для пропуска шага

В Вашем рабочем процессе также могут быть шаги, на которых рабочий процесс может изменить свое направление в зависимости от конкретной ситуации или же опциональные шаги, которые Ваша команда может пропустить в некоторых случаях. Например, Вам не нужно заказывать товар у поставщика, если он еще есть в Вашем магазине. Вы можете использовать Условный переход, чтобы пропустить этот шаг и перейти к отправке товара Вашему клиенту.

Настройки «Условного перехода» доступны в свойствах шага. Его основное отличие от временных переходов заключается в том, что у нас здесь нет времени ожидания. Если условие выполнено, когда мы приходим на этот шаг, то рабочий процесс немедленно переходит на следующий шаг. Если оно не выполняется, рабочий процесс остается на этом шаге, поэтому мы должны выполнить задачу и перейти к следующему шагу обычным способом.

Используйте язык выражений Comindware для создания условий. В нашем примере мы хотим пропустить шаг для заказа брошюр, если у нас еще она еще остались после предыдущей кампании.

Отправка автоматических уведомлений на шаге

Подтверждение заказа, уведомление клиента, напоминание о новой дате выставления счета - мы ежедневно отправляем множество сообщений. Многие из них основаны на шаблоне, и мы меняем только имена и даты. Поместите Ваши шаблоны в Comindware Tracker, и система будет автоматически отправлять уведомления и сообщения Вашим коллегам или Вашим клиентам, когда это необходимо.

Система может отправлять электронные письма во время перехода с шага на шаг. Вы найдете этот параметр в Свойствах шага или Перехода. Перейдите на вкладку «Пользовательские уведомления» и нажмите кнопку «Добавить уведомление». Теперь просто вставьте свой текстовый шаблон и сопоставьте получателя с полем на форме, в которую Вы будете вставлять электронные адреса клиентов.

Следующий пункт даст Вам подробный обзор меню настройки сообщений.

Не путайте его с настройками электронной почты для автоматических уведомлений в приложениях.

Настройка автоматических уведомлений

1. Введите обычный текст в тело письма и вставьте идентификаторы полей задачи рабочего процесса, из которых Вы хотите передать данные. В этом примере информация будет взята из трех полей (сумма бюджета, название маркетинговой кампании и дата ее начала) и добавлена к тексту электронного письма.

2. Если в запросе есть вложения, Вы также можете отправить их вместе с этим письмом. Автоматическое уведомление также может содержать вложения по Вашему выбору, например, соглашение, шаблон сертификата или форма запроса возврата.

3. Используйте язык выражений, чтобы установить определенное условие для отправки сообщения. В этом примере электронное письмо будет отправлено, если запрос отправлен во время проверки.

4. Получатели могут быть выбраны из полей типа «Пользователь» или «Текст» на форме запроса. Например, если Вы работаете с заявкой в службу поддержки, Вы можете выбрать поле с адресом электронной почты клиента в качестве получателя.

Обязательные поля

Ваша команда часто работает с большим количеством информации, и очевидно, что, будучи менеджером, Вы хотите фиксировать каждую мелочь в записи. Однако люди иногда делают ошибки и могут забыть зафиксировать какие-либо детали. Отметьте поля как обязательные, чтобы избежать пробелов в ваших запросах и документах.

Каждый шаг и переход может иметь свой собственный список обязательных полей. Вы найдете его в свойствах шага или перехода. Просто выберите поля, которые должны заполнить пользователи. Если эти поля пусты - рабочий процесс не пойдет дальше.

Добавление бизнес-правил

Каждый рабочий процесс имеет определенные правила и метрики, чтобы поддерживать рабочий процесс в рамках стандартов Вашей компании. Скорее всего, в Вашей команде есть некоторые общие бизнес-правила. Вы обычно отвечаете клиентам в течение одного рабочего дня? Вы всегда отправляете запросы на отпуск примерно за неделю до выходного? В Comindware Tracker мы называем эти правила Правилами проверки.

Вот лишь краткий список того, что правила проверки могут делать в системе:

• проверить, превышает ли длительность выбранной задачи максимальный порог для обработки подобных типов запросов;
• подтвердить, что товар находится в определенном состоянии, прежде чем переходить к следующему шагу;
• проверить, все ли даты и числа находятся в правильном формате и т.д.

Вы можете создать правила проверки в свойствах шага или перехода, используя язык выражений Comindware.

Ограничение доступа к данным

В Comindware Tracker Вы можете решить, какие поля члены Вашей команды смогут заполнять на каждом шаге рабочего процесса. Эта функция позволяет заблокировать некоторые важные данные от дальнейших изменений, например, если они не требуются для дальнейшей работы.

Эти настройки доступны в меню «Поля для чтения / редактирования» в разделе «Свойства шага», где Вы можете выбрать между доступом «Только для чтения» и «Редактируемое» для каждого поля в форме.

Ограничение выполнения переходов для определенных пользователей

Как Вы уже знаете, в Comindware Tracker можно настроить как шаг, так и переходы в соответствии с логикой Вашего рабочего процесса. В общем, переходы имеют все те же настройки, которые мы описали в предыдущих пунктах (за исключением выбора исполнителей задач, поскольку рабочий процесс не останавливается на переходах).

Одна уникальная вещь, которую Вы можете сделать в свойствах перехода - ограничить выполнение перехода для определенных пользователей или групп пользователей. Вы найдете этот параметр на вкладке «Разрешения». Таким образом, если владелец текущего шага - единственный человек, которому разрешено отправлять рабочий процесс вперед - вот где Вы это ограничиваете. Просто добавьте пользователей в правый столбец, чтобы позволить им выполнять этот переход.

Как это работает

Вот несколько замечаний о том, как Ваш рабочий процесс будет функционировать для вашей команды с точки зрения пользователя:

1. Вы открываете приложение рабочего процесса и создаете элемент рабочего процесса. Форма и схема рабочего процесса будут отформатированы в настройках приложения.

Элемент рабочего процесса никому не принадлежит. Его «текущий исполнитель» будет меняться по мере прохождения этапов процесса.

2. Любой рабочий процесс - это последовательность задач. Таким образом, каждый шаг на самом деле является задачей для одного из участников процесса. Таким образом, элемент рабочего процесса включает в себя несколько подзадач (дочерних задач), по одной на каждый шаг. Каждая подзадача имеет отдельную страницу и назначается конкретному человеку.

3. Дочерняя задача - это актуальная часть работы для конкретного пользователя. Когда Вы выполняете дочернюю задачу, рабочий процесс переходит к следующему шагу. Каждая дочерняя задача всегда имеет ссылку на родительский элемент рабочего процесса.