Урок 1 - Администрирование
Итак, Вы только что получили новую учетную запись Comindware Tracker для своей команды. Поздравляем! Но, прежде чем позволить всем войти и начать работать, Вы должны выполнить некоторые начальные настройки, чтобы подготовить систему к использованию. Как администратор, у Вас есть доступ ко всем основным настройкам учетной записи, поэтому давайте сделаем все с самого начала.
Вот что Вы изучите в этом уроке: создание пользователей и групп пользователей, резервное копирование и управление лицензиями, настройка уведомлений по электронной почте и многое другое.
Содержание:
- Область администрирования
- Как загрузить свой логотип
- Создание пользователей
- Управление лицензиями
- Группы пользователей
- Уведомления по электронной почте
- Предустановленные рабочие процессы
- Обзор шаблона рабочего процесса
- Как превратить электронные письма в задачи
- Управление резервными копиями в облачных аккаунтах
- Аудит и анализ ошибок
Область администрирования
Прежде всего Вам необходимо попасть в раздел Администрирование . Нажмите на маленький значок шестеренки в правом углу страницы рядом с полем «Поиск» . Пользователи, не имеющие прав администратора, даже не увидят его, поэтому Вы можете быть уверены, что никто никогда не внесет нежелательных изменений в настройки Вашей учетной записи.
Оказавшись там, Вы увидите две группы настроек на панели навигации: «Пользователи и группы пользователей» и «Системные настройки» . Все названия говорят сами за себя, поэтому у Вас не должно возникнуть проблем с пониманием того, что находится внутри каждого раздела.
Если у Вас есть экземпляр облачного продукта (пробный или коммерческий), активация не требуется, поскольку она уже сделана для Вас автоматически. Вам необходимо активировать Comindware Tracker, только если он установлен на вашем собственном сервере.
Чтобы перейти из области администрирования обратно к обычному пользовательскому интерфейсу, нажмите на значок "Домой"
Как загрузить свой логотип
Теперь давайте загрузим логотип Вашей компании. Нажмите на вкладку «Логотип» в разделе «Системные настройки». В этом меню Вы можете персонализировать систему с помощью логотипов Вашей компании, как показано на скриншоте ниже.
Настройка логотипов
Создание пользователей
Первое, что Вам нужно сделать в своей учетной записи, это импортировать пользователей. Есть два способа сделать это в Comindware Tracker.
Во-первых, Вы можете добавить их вручную по одному. Этот метод отлично работает, если Ваша команда не такая большая. Для начала перейдите в меню «Пользователи» и нажмите кнопку «Новый пользователь» на ленте. Пустой профиль пользователя откроется во всплывающем окне. Здесь Вы можете указать имя пользователя, создать пароль, добавить другие личные данные и даже загрузить аватар.
Второй способ создать пользователей - это импортировать их из корпоративного Active Directory (AD). Эта опция сэкономит Вам много времени, если в системе будет работать много людей. Чтобы подключить Comindware Tracker к AD, откройте вкладку «Интеграция с Active Directory», укажите свои данные AD и проверьте соединение. После этого Вы можете импортировать всех или только определенных пользователей и группы пользователей.
Для настройки интеграции Вам не нужно быть администратором Active Directory. Обычного профиля пользователя с правами на чтение будет вполне достаточно.
Управление лицензиями
Как только Вы добавили пользователей в свою учетную запись, Вы можете начать назначать лицензии. Имейте в виду, что никто не сможет войти в Comindware Tracker, если ему / ей не присвоен лицензионный ключ. Вы можете использовать один из двух способов назначения лицензий на пользователей:
1) Перейдите на вкладку «Менеджер подписок (или лицензий)» и дважды щелкните тип лицензии, который Вы хотите назначить. Откроется всплывающее окно, в котором Вы можете поместить пользователей в столбцы для назначения или переназначения лицензий. Этот метод удобен, если Вам нужно назначить лицензии нескольким новым пользователям, добавленным в Вашу систему.
2) Откройте меню «Пользователи», выберите всех необходимых вам пользователей (нажав SHIFT или CTRL на клавиатуре), а затем нажмите кнопку «Назначить лицензию» на ленте. Откроется окно «Диспетчер лицензий». Здесь Вы можете выбрать тип лицензии для назначения и увидеть количество доступных запасных лицензий. Этот метод позволяет назначать лицензии нескольким пользователям сразу.
Группы пользователей
Теперь, когда у Вас есть несколько пользователей в Comindware Tracker, пришло время определить их глобальные роли в системе. Мы можем сделать это в меню «Группы пользователей».
По умолчанию в этом меню Вы найдете две предварительно созданные группы пользователей: Администраторы и Архитекторы. Эти две группы имеют определенные права в Comindware Tracker. Вы являетесь членом группы Администраторов, поэтому Вы уже знаете, какие привилегии дает Вам это членство: создание пользователей, управление лицензиями, интеграции и т.д.
Архитекторы - это те, кто создает рабочие пространства и создает рабочие процессы в системе. У них нет доступа к области администрирования, поэтому они не могут изменять глобальные настройки продукта, управлять пользователями и лицензиями.
В дополнение к этим двум группам Вы можете создать столько пользовательских групп, сколько Вам нужно, но у них не будет никаких особых разрешений в системе. Позже Вы сможете использовать свои пользовательские группы, чтобы определить, кто чем занимается в конкретном рабочем процессе.
Список групп не отображает уровни вложенности. Если Вы хотите увидеть, какие подгруппы содержит группа, Вам необходимо зайти в свойства группы (дважды щелкните имя группы или выберите группу и нажмите «Изменить» на ленте).
Уведомления по электронной почте
В разделе Администрирование Вы также можете подключить Comindware Tracker к Вашему почтовому серверу и, следовательно, включить автоматические почтовые уведомления для всей команды.
Если Вы используете Comindware Tracker в облаке, Comindware Tracker подключается к собственному почтовому серверу Amazon для отправки исходящих уведомлений для Вашей команды (это то, что показано на нашем примере). Однако, если Вы предпочитаете использовать собственный корпоративный сервер, Вы всегда можете переключиться на него в меню «Уведомления по электронной почте».
Настройки интеграции с почтой
Предустановленные рабочие процессы
Хорошо, мы закончили с начальной настройкой. Все остальные настройки станут значимыми, когда у Вас будет рабочая версия Вашего рабочего процесса в системе, так что это будет Вашей следующей большой задачей. У нас есть целый урок, описывающий процесс создания рабочего процесса (он называется «Настройка рабочего процесса»), который научит Вас пошагово создавать свой процесс. Здесь, в части администрирования, мы представим один инструмент, который доступен только администраторам. Это может помочь Вам сэкономить время на настройке рабочих процессов.
В общем, Comindware Tracker может обрабатывать любые бизнес-процессы, поэтому Вы можете настроить рабочий процесс с нуля. В то же время, некоторые процессы (например, операции по продажам или служба поддержки клиентов) очень похожи в каждой компании. Помня об этом, мы предоставляем Вам несколько готовых шаблонов рабочих процессов (мы также называем их бизнес-приложениями), которые Вы можете загрузить в свою учетную запись Comindware Tracker, изменить необходимые Вам настройки и запустить процесс в кратчайшие сроки.
Чтобы импортировать шаблон рабочего процесса в свою учетную запись, перейдите на вкладку «Меню» и щелкните там раздел «Настройка бизнес-приложения одним щелчком». Развертывание займет около пары минут. Перейдите к следующему пункту, чтобы увидеть, что Вы получите вместе с шаблоном.
Обзор шаблона рабочего процесса
Обзор шаблона "Финансы и администрация"
1. Каждый шаблон импортируется как отдельная рабочая область (так мы их называем). Как видите, мы импортировали два из них: «Кадры» и «Финансы и администрация».
2. Здесь Вы можете увидеть, что есть в рабочем пространстве «Финансы и администрирование». В частности, есть несколько папок для разных типов запросов. Мы называем эти папки приложениями или просто приложениями. Вы можете изменить их настройки, щелкнув значок шестеренки рядом с названием приложения.
3. Внутри приложения есть несколько предварительно созданных запросов, чтобы вы могли увидеть, для чего это приложение. Вы можете удалить их и создать свои собственные запросы здесь. Чтобы просмотреть запрос, Вам нужно нажать на него в списке.
4. Это форма запроса. Все запросы в одном приложении имеют одинаковую форму (Вы можете изменить это в настройках приложения). Форма - это то, с чем Вы и Ваши коллеги будете работать при обработке запросов. Форма содержит поля для сбора данных.
5. Каждый запрос обрабатывается в соответствии с определенной схемой рабочего процесса. Каждое приложение имеет свою собственную схему рабочего процесса (Вы можете изменить ее в настройках приложения).
Как превратить электронные письма в задачи
Ваша команда получает запросы по электронной почте? Если ответ «да», Вы, вероятно, знаете, каково это, когда важный запрос забыт или не обработан вовремя, потому что Ваш почтовый ящик переполнен сообщениями. Теперь Вы можете изменить это и вот как.
Comindware Tracker может автоматически импортировать Ваши электронные письма в систему и превращать их в новые записи. В результате Вы экономите время на создании этих записей вручную и можете быть уверены, что ничего не будет потеряно или забыто.
Для начала перейдите в меню «Создание элементов по электронной почте» и укажите данные своего почтового ящика на вкладке «Настройки учетной записи». Затем перейдите на вкладку «Параметры создания» и установите параметры создания записей. Как правило, заголовок и тело письма сохраняются как заголовок и описание записи. Хранение вложений электронной почты и / или самого сообщения не является обязательным.
Управление резервными копиями в облачных аккаунтах
Рано или поздно у Вас будет много важной информации в Comindware Tracker. Чтобы защитить данные от случайных сбоев программного или аппаратного обеспечения, Вы можете в любой момент создать резервную копию базы данных и восстановить все свои данные. Процесс резервного копирования отличается для облачных и локальных учетных записей.
Что касается экземпляров облачного продукта, Вы можете управлять резервными копиями в своей учетной записи на веб-сайте Comindware. В качестве первого шага перейдите по адресу https://www.comindware.com/ и войдите в систему. После этого перейдите в меню «Продукты и подписки», найдите данные своей учетной записи Comindware Tracker и прокрутите вниз до области «Управление резервным копированием». Здесь Вы можете просмотреть историю резервного копирования за последние 7 дней.
Кроме того, Вы можете создавать резервные копии вручную, например, перед тем, как вносить существенные изменения в свои рабочие процессы. Просто нажмите кнопку «Создать резервную копию» и дайте имя новой резервной копии.
Чтобы восстановить резервную копию, нажмите кнопку «Восстановить» рядом с соответствующей резервной копией и подождите минуту. Просто имейте в виду, что выполнение всех ваших задач также будет откатываться до стадии резервного копирования.
Аудит и анализ ошибок
Comindware Tracker записывает большинство событий, которые происходят во время его работы, в специальные логовые журналы. Администратор может использовать эти журналы для отслеживания и устранения неполадок, связанных с непредвиденным поведением продукта, ошибками и другими событиями. Служба поддержки Comindware также может попросить Вас отправить один из этих журналов для анализа проблемы, о которой Вы сообщаете. В области администрирования можно получить два журнала: журнал аудита и журнал сервера.
Журнал аудита хранит историю значительных событий, связанных с управлением пользователями и действиями системы (например, создание нового пользователя, удаление группы пользователей, изменение рабочей области и т.д). Журнал сервера в основном содержит техническую информацию о работе системы и в основном используется для устранения неполадок. Вы можете скачать любой из журналов, если нажмете соответствующую кнопку на ленте.
