Попробуйте инновационную платформу для разработки и запуска бизнес-приложений Comindware Business Application Platform

Запросить демонстрацию

Урок 9 - Списки и отчеты

В этом уроке Вы узнаете, как работать со списками в Comindware Tracker: создавать свои собственные списки записей с конкретными параметрами, применять различные фильтры для поиска необходимых записей, экспортировать отчеты на свой компьютер и даже отправлять их по электронной почте своим коллегам прямо из системы.

Содержание:

 

О списках

Когда Вы открываете приложение, Вы можете видеть все записи, отображаемые в списке . Именно так отображаются запросы в Comindware Tracker.

Однако иметь тысячи записей в одном списке не очень удобно, если Вам нужно найти определенную запись или несколько записей, соответствующих определенным критериям. Вот почему в Comindware Tracker Вы можете редактировать списки или даже создавать новые списки в любое время.

Благодаря такой гибкости настройки Вы можете использовать списки сотнями разных способов:

  • Отделять активные запросы от завершенных,
  • Сравнивать количество запросов, выполненных за текущий и предыдущие месяцы,
  • Составлять годовой отчет по всем успешно завершенным запросам,
  • Отфильтровывать все запросы, созданные конкретным человеком и т.д.

Другими словами, списки являются вашим основным источником информации в Comindware Tracker. Вы можете получить любую статистику, которая Вам нужна, если Вы знаете, как с ними работать.

У Вас может быть много разных списков, отфильтрованных по разным параметрам.

 

Преднастроенные списки

Возможно, Вы уже заметили несколько уже существующих списков на рабочем столе, когда входили в свою учетную запись Comindware Tracker. Мы создали эти списки и настроили их для Вас, чтобы Вы могли быстро начать работать с продуктом. В частности, у Вас есть следующие списки на «Моем рабочем столе» (как Вы думаете, для чего предназначен каждый список?):

  • «Мои активные задачи»
  • «Мои выполненные задачи»
  • «Все задачи, на которые я подписан»
  • «Личные задачи»
  • «Активные задачи моей команды»
  • «Активные делегированные задачи»
  • «Выполненные делегированные задачи»

Эти преднастроенные списки уже отфильтрованы на отображение задач, созданных для Вас / Вами, однако Вы всегда можете изменить их настройки в любое время, если это необходимо. Все это может показаться немного сложным, но на самом деле все, что Вам нужно, это просто немного практики. Вскоре Вы увидите, что работать со списками очень просто и полезно.

Примечание : списки, расположенные на «Моем рабочем столе», являются Вашими личными списками. В то же время у каждого приложения есть свои списки, которые являются общедоступными и видимыми для всех.

На "Моем рабочем столе" есть несколько готовых списков. Некоторые из них находятся в избранном, остальные - в папке "Мои списки".

 

Как работать со списком

Для Вашего удобства каждый список (либо уже существующий, либо новый, который Вы создаете самостоятельно) имеет встроенные инструменты для удобного поиска и навигации. В частности, Вы можете просматривать определенную запись / набор записей, используя поле «Поиск» над списком, и применять фильтры к вашему списку, чтобы он отображал только определенные записи, например, только отложенные задачи или задачи с высоким приоритетом.

Чтобы применить фильтр, наведите курсор мыши на заголовок столбца и нажмите на появившийся значок «Воронка» . Появится всплывающее окно со всеми доступными фильтрами, которые Вы можете применить к записям в этом списке. Вы можете применить несколько фильтров одновременно , по одному на каждый столбец, и динамически изменять их в любое время.

При использовании фильтра рядом с заголовком соответствующего столбца отображается маленький черный знак «Воронка» . Просто нажмите на него, если Вы хотите удалить этот фильтр из списка.

Примечание : такие фильтры не изменяют настройки списка. Поэтому все остальные пользователи не увидят эти фильтры при работе с этим списком. Вы тоже не увидите их, если откроете этот список на другом компьютере.

Вы можете изменить или удалить фильтр в любое время 

 

Как создать новый список

Как Вы уже знаете, в Comindware Tracker Вы можете создавать новые списки с уникальными настройками . Такие пользовательские списки могут содержать объекты из определенного приложения или нескольких приложений и использовать определенные фильтры для исключения ненужных записей.

Чтобы создать новый список, сначала перейдите на «Мой рабочий стол» . Оказавшись там, переключитесь на вкладку «Список» на ленте и нажмите кнопку «Новый список» . Откроется меню настройки списка (обзор конструктора списка Вы увидите в следующем пункте). Когда Вы закончите настройку, нажмите на кнопку «Сохранить» на ленте, чтобы сохранить новый список в системе. Он будет добавлен в папку «Мои списки» на «Моем рабочем столе» , где Вы можете в любое время открыть, изменить или удалить его.

Выберите тип записей, которые будет содержать Ваш новый список. Вы можете выбрать несколько типов одновременно, нажав CTRL на клавиатуре.

 

Конструктор списка

Конструктор списка

1. Вы можете создать еще один новый список прямо здесь.

2. Нажмите, чтобы сохранить изменения.

3. Вы можете просмотреть свой список в любое время.

4. В Списках Вы можете создавать столбцы на основе информации, доступной в записях. Для этого перетащите поля в область «Добавить столбцы».

5. Сортировка объектов может быть удобной настройкой. Вы можете сортировать запросы по дате, отображать их в алфавитном порядке или даже добавлять 2-3 разных критерия сортировки в один список.

6. Вы можете добавить группы (или подгруппы) в свой список. В этом примере объекты будут сгруппированы по названию компании.

7. Фильтры позволяют находить и отображать объекты в соответствии с определенным параметром. В этом примере мы увидим только те записи, на которые подписаны.

 

Пример списка

В нашем примере у нас есть приложение «Заказы», где каждый заказ содержит информацию о дате его создания, текущем состоянии, способе доставки и месте назначения. Поэтому мы должны применять определенные фильтры , чтобы найти нужные нам заказы.

Чтобы добавить фильтр на список, перетащите поле в раздел «Редактирование критериев фильтра» . В наш список мы добавили 3 фильтра:

  • Регион доставки ограничен США и Канадой,
  • Текущий статус заказа не равен «Завершено» или «Отклонено»,
  • Заказ был размещен в этом месяце.

Мы также группировали заказы по курьерской службе и сортировали их по номеру заказа (он указан в заголовке).

В создании фильтра нет ничего сложного, просто перетащите поля в эту область и система предложит Вам фильтры, которые для этого поля доступны. В нашем случае, мы использовали 3 поля для 3 разных фильтров.

Вид настроенного списка в пользовательском интерфейсе

 

Как поделиться списком

Все Ваши списки, созданные на рабочем столе, являются персональными по умолчанию; никто другой не может их видеть. Однако Вы всегда можете поделиться своими списками с коллегами, если это необходимо.

Для этого откройте список, которым Вы хотите поделиться, переключитесь на вкладку «Список» на ленте и нажмите кнопку «Сделать публичным» . Как только Вы это сделаете, Ваши коллеги смогут увидеть этот список в папке «Общие списки» на рабочем столе.

Для Вас ничего не изменится: этот список останется в папке «Мои списки» , и Вы все равно сможете получать к нему доступ и редактировать, когда Вам это нужно. Другие не смогут редактировать этот список.

Примечание : 1) невозможно поделиться списком только с конкретным человеком; Вы либо делаете Список общедоступным, либо скрываете его ото всех. 2) Вы не можете редактировать публичные списки, если они созданы кем-то другим.

Чтобы Ваши коллеги смогли увидеть список, нажмите на "Сделать публичным".

 

Публичные списки в приложениях

До сих пор мы говорили о создании и публикации личных списков . Однако Вы также можете создавать публичные списки в приложениях . Таким образом, Вы можете создать удобные списки для использования всеми, например, «Кто сегодня отсутствует?», «Просроченные запросы», «Запросы с высоким приоритетом» и т.д.

Примечание :  у Вас должно быть разрешение на создание списков в приложении. В противном случае эта опция не будет доступна.

Чтобы создать новый список в приложении, сначала откройте нужное приложение . Это очень важно, поскольку в конечном итоге Вы создадите еще один личный список, если все еще находитесь на «Моем рабочем столе» . Откройте приложение, перейдите на вкладку «Список» на ленте и нажмите кнопку «Новый список» . Откроется меню настройки того же списка. Когда Вы сохраните список, он будет добавлен в это приложение.

Примечание : этот список не будет доступен в папке «Мои списки» на рабочем столе. Вы можете открыть и редактировать его только в этом приложении. Вы также не можете загрузить свой личный список в приложение.

Чтобы создать новый список в приложении, откройте данное приложение и нажмите на "Новый список" на ленте.

 

Как всегда иметь нужные списки под рукой

Наличие одного списка для всего кажется удобным, но это не реалистично. Скорее всего, у Вас будет 2-3 разных списка для работы, и, конечно, Вам нужно будет найти эти списки и быстро переключаться между ними. Вот почему мы рекомендуем Вам добавить их в Избранное .

«Избранное» позволяет размещать ярлыки для списков (и дашбордов - о них Вы узнаете позже) прямо на «Моем рабочем столе» , поэтому Вам не нужно будет искать эти списки в системе.

Для этого откройте список (личный или публичный), перейдите на вкладку «Список» на ленте и нажмите кнопку «Добавить в избранное» . Как только Вы это сделаете, ярлык к этому списку будет добавлен на «Мой рабочий стол» . Вы можете его удалить оттуда в любое время.

Примечание : это логично, но все же стоит упомянуть: если список, добавленный в избранное, удаляется из системы, его ярлык также удаляется.

Сохраните все основные рабочие списки на "Мой рабочий стол" и Вы сэкономите много времени на переключении между приложениями.

 

Как сохранить список на свой компьютер

Comindware Tracker хранит подробную статистику о проделанной Вами и вашей командой работе. Без сомнения, Вам нужно будет использовать ее для дальнейшего анализа и отчетности. В Comindware Tracker Вы можете легко экспортировать любой список записей на свой компьютер в формате MS Excel.

Весь процесс очень прост. Откройте список (или создайте новый с какими-то конкретными настройками), переключитесь на вкладку «Список» на ленте и нажмите «Экспорт в Excel» . Это оно. Теперь Вы можете открыть экспортированный список в MS Excel , чтобы сделать некоторые расчеты или провести сравнительный анализ.

Примечание : параметры группировки и сортировки не будут сохранены в экспортированном файле Excel, так как у MS Excel есть свои собственные инструменты для сортировки, группировки и анализа данных.

Вот что Вы получите в Excel

 

Как отправить список по электронной почте

Эта опция будет Вам полезна, если Вы используете списки Comindware Tracker в качестве отчетов и Вам необходимо регулярно отправлять их своему боссу или руководителю.

Это могут быть любые периодические отчеты: еженедельный обзор закрытых заявок на поддержку, ежемесячный выбор отмененных заказов и т.д. Вы можете настроить систему на автоматическую отправку списка на определенный адрес электронной почты. Для этого откройте список, перейдите на вкладку «Список» на ленте и нажмите кнопку «Запланировать отправку отчета» . Во всплывающем меню Вы сможете установить расписание отправки и ввести адреса электронной почты, на которые будет отправлен этот список. Вы увидите обзор меню настройки отправки отчетов в следующем пункте.

Примечание : таким образом, Вы можете отправлять список даже тем, кто не зарегистрирован в системе: он будет отправлен как обычное письмо с таблицей внутри.

Вот как выглядит отправленный отчет в письме. Списка на список в конце письма необязательна.

 

Настройка отправки отчетов

Настройка отправки отчетов

1. В области «Расписание отчета» Вы можете выбрать временной интервал отправки списка. У Вас есть много гибкости здесь; возможно даже расписание «4-й понедельник каждого третьего месяца».

2. В области «Время доставки» указывается точное время, когда система должна отправлять отчет. Вы даже можете указать часовой пояс, в котором находится получатель электронной почты.

3. Наконец, введите адреса электронной почты, на которые будет отправлен список. Неважно, зарегистрирован человек в Comindware Tracker, или нет.

4. Установите этот флажок, если электронное письмо должно содержать ссылку на этот список в системе. Просто помните, что Ваш получатель сможет открыть его, только если он / она имеет учетную запись пользователя в Comindware Tracker.

5. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить расписание для этого списка.

6. Вы можете отключить автоматическую отправку списка в любое время.

Вложения
У этой статьи нет вложений.
Обратная связь
Security Code
Статьи по теме
Поддерживаемые операционные системы
Просмотрено 128 раз с Wed, Dec 5, 2018

Назначение исполнителя для задачи
Просмотрено 98 раз с Wed, Dec 5, 2018

Завершение процедуры установки
Просмотрено 92 раз с Wed, Dec 5, 2018

Область переходов
Просмотрено 99 раз с Wed, Dec 5, 2018

Отображение панели мониторинга в полноэкранном режиме
Просмотрено 54 раз с Wed, Dec 5, 2018

Выбор способа установки веб-сервера
Просмотрено 90 раз с Wed, Dec 5, 2018

Об автоматизации отчетов
Просмотрено 106 раз с Wed, Dec 5, 2018

О панели мониторинга
Просмотрено 150 раз с Wed, Dec 5, 2018

Лицензия заявителя
Просмотрено 137 раз с Wed, Dec 5, 2018

Область сведений
Просмотрено 100 раз с Wed, Dec 5, 2018


Исследования осуществляются <br>ООО «Колловэар» при грантовой <br>поддержке Фонда «Сколково»
Comindware