Попробуйте инновационную платформу для разработки и запуска бизнес-приложений Comindware Business Application Platform

Запросить демонстрацию

Урок 8 - Работа с задачами и документами

Этот урок продолжает рассказ о рабочих процессах и задачах. Вы узнаете, как копировать объекты и массово их удалять, создавать повторяющиеся задачи и экспортировать информацию на свой локальный компьютер при необходимости. Наконец, Вы также поймете, как получить доступ к Comindware Tracker прямо с вашего Outlook или мобильного устройства.

Содержание:

 

Как скопировать объект

В предыдущем уроке Вы узнали, как создать новую запись в приложении и заполнить форму с нуля. Но что, если Вам нужно создать копию существующего запроса и просто немного изменить в нем некоторую информацию? В Comindware Tracker это возможно с опцией «Копировать» .

Откройте объект, копию которого необходимо сделать, и нажмите кнопку «Копировать» на ленте. Вы получите копию со всеми полями, заполненными так же, как в исходном объекте, однако при необходимости Вы можете изменить значение в любом поле. Когда Вы закончите, не забудьте нажать кнопку «Сохранить» на ленте, чтобы добавить новую запись в систему.

Примечание :  1) Вы не можете клонировать подзадачи рабочего процесса (или дочерние задачи); 2) При копировании объекта рабочего процесса копия переходит к первому шагу рабочего процесса независимо от того, на каком этапе находится исходный объект рабочего процесса.

Откройте объект и нажмите "Копировать", чтобы создать его копию

 

Повторяющиеся задачи

Копирование объектов - это удобный инструмент, но Вы можете пойти еще дальше и автоматизировать его, если есть действия, которые Вы должны регулярно повторять на работе (например, еженедельные собрания, ежемесячные обновления программного обеспечения и т.д.). Сделайте свою задачу повторяющейся через определенный промежуток времени.

Повторение возможно как для обычных задач, так и для объектов рабочего процесса. В нашем примере мы включаем его для объекта рабочего процесса (запроса на командировку), хранящегося в приложении «Заявки на командировку».

Просто откройте объект, который нужно повторить, и нажмите кнопку «Повторение» на ленте. В следующем пункте вы увидите обзор меню «Повторение» .

Примечание : нельзя включить повторение для подзадач рабочего процесса (или дочерних задач) и объектов типа «Документ» (так как они являются статическими). Эта кнопка будет недоступна для них.

Откройте объект и нажмите на "Повторение". Появится всплывающее меню с настройками.

 

Настройка опции   «Повторение»

Настройка повторения объекта

1. Когда Вы делаете задачу или объект рабочего процесса повторяющимся, сначала необходимо установить интервал повторения в области «Шаблон повторения». Другими словами, здесь Вы устанавливаете, как часто для Вас будут создаваться новые задачи. Здесь у вас есть большая гибкость: возможно даже вариант «4-й понедельник августа каждого года».

2. Область «Диапазон повторения» - это место, где Вы указываете, когда повторение должно закончиться или сделать его бесконечным.

3. В области «Опции» у Вас есть несколько дополнительных настроек, которые могут быть Вам полезны:

  • Опция «Создать новую задачу только после завершения предыдущей задачи» определяет, должна ли предыдущая задача быть завершена или нет перед созданием новой.
  • Параметры «Копировать комментарии» и «Копировать вложения» позволяют сохранить вложенные файлы и историю обсуждений исходного объекта.
Примечание :  дата выполнения задания также будет пересчитана в зависимости от настройки повторения.

 

Удаление нескольких объектов сразу

Чтобы удалить запись из Comindware Tracker, Вам нужно выбрать ее в списке и нажать кнопку «Удалить» на ленте. Если Вам нужно удалить несколько записей, выделите их все, нажимая кнопки CTRL или SHIFT на клавиатуре, а затем нажмите ту же кнопку «Удалить» на ленте.

Примечание :  Вы не можете удалить подзадачи рабочего процесса, поскольку они принадлежат шагам рабочего процесса. Однако, конечно, Вы можете удалить объект рабочего процесса, если разрешения приложения позволяют Вам это сделать.

Мы не рекомендуем удалять завершенные задачи и объекты рабочего процесса из Comindware Tracker, поскольку они являются основным источником статистики работы, проделанной Вами и Вашей командой. Наличие статистики под рукой позволяет Вам запускать отчеты и производить все виды анализа. Кроме того, Вы всегда можете проверить, как подобный запрос был решен в прошлом. Для вашего удобства Вы можете отображать активные и завершенные задачи в отдельных списках . Вы узнаете, как это сделать, в следующем уроке этого учебного курса.

Чтобы удалить несколько объектов одновременно, выберите их в списке, нажав клавиши CTRL или SHIFT, а затем нажмите на "Удалить"

 

Экспорт записей в MS Word / Excel

Если Вам когда-нибудь понадобится экспортировать объект на локальный компьютер, Вы можете легко сделать это с помощью опции «Экспорт в файл» . Для этого откройте нужный объект и нажмите кнопку «Экспорт в файл» на ленте. Загрузка начнется автоматически.

Эта опция может быть полезна в различных ситуациях, так как она сэкономит Вам много времени на заполнении данных вручную. В нашем примере мы используем эту опцию, чтобы распечатать заполненный запрос на отпуск вместо того, чтобы писать его вручную. Если Вы используете Comindware Tracker для продаж, вы можете экспортировать заказ или счет-фактуру и автоматически заполнять их, используя введенные данные (количество товара, номер заказа, информацию о компании и т.д.).

Примечание : в Вашей системе может быть несколько различных шаблонов файлов для распечатки объектов. Поэтому, когда Вы нажмете кнопку «Экспорт в файл», Вы увидите все доступные шаблоны, отображаемые в раскрывающемся списке. Просто выберите тот, который Вам нужен, и система будет использовать его для экспорта документа на ваш компьютер.

Откройте запись и нажмите на кнопку "Экспорт в файл" на ленте, чтобы сохранить данную запись на свой компьютер в формате Word или Excel

 

Как связать объекты друг с другом

При работе в Comindware Tracker Вам может потребоваться создать ссылки между объектами, хранящимися в разных приложениях . В нашем примере у нас есть приложение для хранения запросов функций и другое приложение для планирования выпусков веб-сайтов. Когда запланирована новая дата выпуска, веб-группа выбирает список функций для реализации. Поэтому нам нужно отобразить выбранные функции в форме записи релиза.

Конечно, в Вашей системе может быть совершенно другой сценарий работы, но если он требует связывания записей из разных приложений - просто следуйте шаблону, описанному в этом пункте.

На Вашей форме могут быть поля так называемого типа «Ссылка» . Эти поля предназначены именно для этой цели: сделать ссылки на объекты, расположенные в другом приложении. Если Вы знаете название объекта, который ищете, просто начните вводить его в этом поле, и система найдет его для Вас. Для более сложных параметров поиска нажмите на это поле, и меню поиска откроется в отдельном всплывающем окне.

Примечание :  на Вашей форме может быть несколько полей типа «Ссылка». Каждое поле может ссылаться только на одно приложение (предварительно установленное в настройках поля).

Нажмите на значок поиска, чтобы открыть всплывающее меню поиска, или начните вводить название объекта прямо в поле

 

Как создать связанный объект

Метод, описанный в предыдущем пункте, объясняет, как создавать ссылки между существующими записями (в нашем примере - запросы функций веб-сайта). Но что делать, если нужной Вам записи еще не существует в системе?

На самом деле, это не проблема, поскольку Вы можете создавать связанные объекты и делать ссылки на них прямо из текущей формы запроса. Для этого нажмите кнопку «Связанные» на ленте и выберите тип связанного объекта, который необходимо создать.

Примечание : кнопка «Связанные» на ленте активна, только если у объекта, с которым Вы работаете, есть хотя бы одно поле типа «Ссылка». Если он недоступен, Вы не сможете связать этот объект с другими записями.

В нашем примере мы можем создать либо запрос функции, либо запрос исправления ошибки, который будет покрыт этим обновлением сайта. Новая связанная форма объекта откроется во всплывающем окне. Просто заполните ее и нажмите «Сохранить» .

Как только Вы это сделаете, новая запись будет сохранена в соответствующем приложении (в нашем случае это «функции веб-сайта»). Поле «Ссылка» автоматически получит ссылку на этот объект. Таким образом, Вы создаете новый связанный объект и одновременно привязываете его к текущему запросу.

Создание связанных записей

 

Личные задачи

Вы можете не только работать над задачами, созданными для Вас членами Вашей команды, но Вы также можете использовать Comindware Tracker в качестве собственного организатора и записывать все, что Вам нужно сделать сегодня, завтра, на следующей неделе. Используйте для этого личные задачи .

Личная задача - это задача, которую Вы создаете сами для себя, и поэтому она недоступна для других. Вы можете использовать их, чтобы составить свой собственный список дел : подготовиться к встрече, починить свой ноутбук, продлить парковочный талон, позвонить бабушке в пятницу и т.д.

Чтобы создать новую личную задачу, сначала перейдите на «Мой рабочий стол» . Затем нажмите кнопку «Создать» и выберите «Новая личная задача» из списка типов объектов. Все ваши активные личные задачи всегда будут доступны в списке «Мои активные задачи» на «Моем рабочем столе» (если вы помните, этот список содержит ссылки на все задачи, как личные, так и связанные с рабочим процессом, назначенные Вам на данный момент).

Вы можете создавать личные задачи только на "Моем рабочем столе".

 

Как ориентироваться в списке задач

Поскольку список «Мои активные задачи» содержит все назначенные Вам задачи, вскоре Вы поймете, что в нем сложно ориентироваться. Вот где фильтры для списка помогут Вам.

Например, Вы хотите отображать только личные задачи. Наведите мышку на столбец «Приложение» в области списка и щелкните значок «Воронка» . Вы увидите раскрывающийся список всех приложений, к которым относятся Ваши активные задачи. Выберите «Личные задачи» , и в списке отобразятся только Ваши активные личные задачи. Вы можете удалить или изменить фильтр в любое время.

Примечание : личные задачи имеют некоторые особенности по сравнению с другими обычными задачами в Comindware Tracker. Во-первых, они не принадлежат какому-либо Приложению и могут быть просмотрены только на «Моем рабочем столе». Во-вторых, Вы не можете переназначать свои личные задачи кому-либо еще. Кнопка «Переназначить» для них всегда недоступна. Как следствие, поля «Назначенный» и «Родитель» всегда пусты во всех личных заданиях.

Фильтр списка "Мои активные задачи"

 

Как выбрать заместителя

Когда Вы уезжаете в отпуск или в командировку, Вы можете назначить заместителя, которому будут назначены все Ваши новые задачи, пока Вас нет. В Comindware Tracker это можно сделать в своем профиле пользователя .

Чтобы попасть туда, наведите курсор мыши на свое имя пользователя в левом верхнем углу страницы и нажмите «Мой профиль» . Оказавшись там, установите флажок «Включить замещение» , выберите своего заместителя в списке и укажите период своего отсутствия.

Имейте в виду, что эта функциональность будет работать только для новых задач , которые будут созданы в течение указанного периода времени. Все задачи, которые уже назначены Вам, не будут автоматически переназначены на заместителя. Вы можете переназначить их вручную, если это необходимо.

Примечание : задачи, которые у Вас уже есть, не будут переназначены вашему заместителю. В то же время задачи, назначенные Вашему заместителю в Ваше отсутствие, не будут переназначены Вам, когда Вы вернетесь.

Чтобы выбрать заместителя, зайдите в свой профиль и включите опцию "Включить замещение"

 

Как работать с задачами из MS Outlook

Если Вы работаете и в MS Outlook, и в Comindware Tracker… хорошо, вы можете их интегрировать между собой. Существует удобная надстройка Outlook, которая позволит Вам получить доступ к системе прямо из среды Outlook.

Настройка системы и рабочего процесса оттуда не будет доступна, однако у Вас будет абсолютно все, что Вам нужно для работы с вашими задачами и отправки новых запросов для Ваших коллег.

Чтобы получить надстройку, откройте Comindware Tracker в своем браузере и перейдите в Меню -> Добро пожаловать . Оказавшись там, нажмите кнопку «Получить задачи Comindware для Outlook» . Загрузка должна начаться автоматически. Запустите установщик после его загрузки и не забудьте перезапустить Outlook в конце. Когда Вы зайдете в систему снова, Вы обнаружите новую вкладку «Comindware» на ленте. Следующий пункт продемонстрирует, как это выглядит.

Примечание : когда Вы запускаете MS Outlook после установки надстройки, Вам необходимо настроить соединение с учетной записью Comindware. Для этого просто вставьте URL-адрес своей учетной записи и учетные данные в меню «Настройка».

Вы всегда можете загрузить надстройку Comindware для Outlook из меню продукта.

 

Надстройка Comindware в MS Outlook

Когда Вы устанавливаете надстройку Comindware Tracker для Outlook, на панели Outlook добавляется вкладка «Comindware» . Интерфейс будет очень похож на основной веб-интерфейс Comindware Tracker. У Вас будет доступ ко всем Вашим задачам, спискам и приложениям.

Дважды щелкните по Задаче в списке, чтобы открыть ее в отдельном окне с инструментами для работы с Задачами.

Примечание : надстройка Outlook предназначена для работы с задачами и документами. Вы не можете создавать новые списки объектов и работать с панелями мониторинга, а также создавать и настраивать приложения и рабочие процессы. Если Вам нужно сделать это, откройте Comindware Tracker обычным способом - в браузере.

Так выглядит задача, если открыть ее через Outlook

 

Работа над задачами с мобильного устройства

Вы можете не только работать над своими Задачами из Outlook, но и управлять ими прямо со своего мобильного устройства, когда Вам это нужно. Задачи, списки объектов, файловые вложения, комментарии - у Вас всегда будет под рукой все, что Вам нужно.

Вы можете скачать приложение для своего iPhone или iPad из App Store .

На устройствах Android просто откройте Comindware Tracker в своем веб-браузере ; он будет запущен в мобильном режиме автоматически.

Примечание : как и в случае надстройки Outlook, Вы не можете выполнять настройку системы, настраивать рабочие процессы, работать с панелями мониторинга и создавать новые списки.

Мобильный интерфейс

Вложения
У этой статьи нет вложений.
Обратная связь
Security Code
Статьи по теме
Область сведений
Просмотрено 100 раз с Wed, Dec 5, 2018

Как узнать идентификатор объекта?
Просмотрено 94 раз с Wed, Dec 5, 2018

Режим технического обслуживания облачной версии продукта
Просмотрено 58 раз с Wed, Dec 5, 2018

Назначение приоритета задачи на основе приоритета задачи/документа ​
Просмотрено 56 раз с Wed, Dec 5, 2018

Вопросы по Comindware Tracker
Просмотрено 246 раз с Wed, Dec 5, 2018

Получение ключей продукта и файла установки
Просмотрено 59 раз с Wed, Dec 5, 2018

Установка бизнес-приложения
Просмотрено 144 раз с Wed, Dec 5, 2018

Введение в язык выражений Comindware
Просмотрено 168 раз с Wed, Dec 5, 2018

Как создать документ
Просмотрено 94 раз с Wed, Dec 5, 2018

Работа с процессной задачей
Просмотрено 134 раз с Wed, Dec 5, 2018


Исследования осуществляются <br>ООО «Колловэар» при грантовой <br>поддержке Фонда «Сколково»
Comindware