Урок 3. Мой первый процесс

Содержание урока

Создание шаблона процесса
Схема процесса
Настройка форм пользовательских задач
Настройка развилок
Настройка исполнителей задач
Проверка и публикация процесса
Тестирование: “Запуск процесса” и “Мои задачи”

Усовершенствуем приложение, созданное в предыдущем уроке - создадим автоматизированный процесс заказа корпоративного автотранспорта: Заказчик создает заявку, Секретарь согласовывает заявку, после чего одобренная заявка переходит к сотруднику Гаража, который принимает заявку и, в зависимости от наличия автомобилей в гараже, либо выполняет рейс, либо отказывает в заявке.

Расчетная продолжительность: 20 мин.

Предусловие - пройден Урок 2. Мой первый реестр данных :

создан реестр данных “Заявка на автомобиль”;
создана экранная форма.

Исполняемый бизнес-процесс – это процесс, автоматизированный с помощью специализированного программного обеспечения - процессного “движка” или системы управления бизнес-процессами (BPMS), например с помощью Comindware Business Application Platform.

Исполняемый бизнес-процесс определяет кто, что и в какой последовательности должен сделать, и обеспечивает мгновенную передачу дела между подразделениями. Таким образом, система берет на себя контроль за всем процессом от заявки до закрытия «дела». Процессы в Comindware Business Application Platform могут взаимодействовать друг с другом, а также с внешними ресурсами, такими как серверы электронной почты и вебсервисы. Исполняемый бизнес-процесс служит заменой Email и Excel, позволяет упростить и автоматизировать документооборот, а также автоматически сформировать документы по шаблонам.

Исполняемый процесс можно назвать "интерактивным регламентом". Традиционный регламент-документ предназначен для того, чтобы сотрудники периодически в него заглядывали, чтобы понять, что делать дальше. В случае исполняемого процесса координацией занимается компьютер. Схема процесса в нотации BPMN загружается в BPMS, и система следует ей, раздавая задания людям и вызывая функции информационных систем.

Исполняемый процесс позволяет повысить эффективность работы:

● дело передается от одного сотрудника другому мгновенно, безошибочно, вместе со всеми относящимися к нему данными;

● процесс гарантированно выполняется по утвержденной схеме, контролировать это не требуется;

● показатели процесса автоматически измеряются и выводятся на экран менеджера в наглядном виде. Исполняемый процесс имеет некоторое сходство с документооборотом, но это более совершенная форма автоматизации:

● информация здесь хранится не в документах Word или PDF, а в виде структурированных данных (числа, даты, текстовые данные);

● маршрут процесса можно прописать более точно, чем это позволяют системы документооборота.

Настройка исполняемого бизнес-процесса в Comindware Business Application Platform выполняется в Шаблоне процесса. Шаблон процесса - это схема, данные и другие свойства, определяющие как должны выполняться все процессы определенного вида. Каждый Шаблон процесса имеет ассоциированный Шаблон записи.

Создание шаблона процесса

Перейдем к созданию Шаблона процесса:

1. В панели навигации слева выберите “Конфигурации” - “Шаблоны”.

2. Нажмите “Добавить”.

3. Введите Имя - “Заказ автотранспорта”.

4. Выберите тип “Шаблон процесса”.

5. Укажите бизнес-приложение “Управление автопарком”.

6. В поле “Связанный шаблон” выберите шаблон “Заявка на автомобиль”.

7. Нажмите “Создать”:

Создание шаблона процесса

Схема процесса

При создании схемы процесса используется нотация BPMN 2.0.

Выбор BPMN объясняется достаточной простотой и понятностью для бизнеса, а однозначная интерпретация применяемых значков обеспечивает одинаковое понимание процесса бизнесом, аналитиком и ИТ-специалистами.

1. Перейдите в раздел “Схема”:

Переход в раздел Схема

Откроется Процессный моделер, в котором выполняется построение графической схемы процесса.

Процессный моделер состоит из трех частей:

(1) Панель элементов, которая содержит элементы для добавления на схему:

● действия - задачи и подпроцессы

○ задачи - пользовательские (ввод данных участником процесса через экранную форму) и автоматические (бизнес-правила, расчеты);

○ подпроцессы - встроенные и повторно-используемые (внешние);

● события - стартовые, промежуточные и конечные;

● логические операторы (развилки) - "или/или", параллельная (она же развилка "и");

● общие элементы - поток, дорожка и текстовый комментарий

(2) Рабочая область схемы процесса.

(3) Панель инструментов с кнопками для выбора версий, публикации и экспорта.

Процессный моделер

Построим схему процесса, перетаскивая элементы с левой панели на рабочую область.

Для начала добавим дорожки:

1. Перетащите три дорожки на рабочую область. Элемент “Дорожка” расположен на левой панели в разделе “Общее”.

Дорожки

2. Отредактируйте названия дорожек: Заказчик, Секретарь, Гараж. Для редактирования кликните дважды по названию дорожки.

Редактирование дорожек

Дорожка используется для визуального отображения участников процесса.Они могут настраиваться произвольным образом по усмотрению проектировщика процесса, но чаще всего это либо подразделение, либо должность, либо роль. Например, в нашем процессе Заказчик - это роль (заказчик может быть из любого подразделения), Гараж - подразделение, Секретарь - должность.

3. Перетащите элемент “Пользовательская задача” из раздела “Действия” с левой панели на дорожку “Секретарь”.

Пользовательская задача представляет собой задачу, выполняемую человеком. При переходе процесса на этот шаг задача автоматически назначается на Исполнителя или становится доступной для нескольких исполнителей.

4. Укажите имя задачи - “Согласовать заявку”. Для этого дважды кликните по названию задачи на элементе.

5. Перетащите соединительную линию на рабочую область и соедините стартовое событие и пользовательскую задачу.

6. Перетащите элемент “Развилка или/или” на рабочую область и соедините с задачей “Согласовать заявку”.

7. Укажите имя развилке - “Одобрена?”, кликнув дважды по названию элемента:

Развилка или / или

“Развилка или/или” используется для описания альтернативных потоков процесса, когда может быть выбран только один из путей.

Для каждого потока, выходящего из развилки (для каждой стрелки) указывается условие (логическое выражение), определяющее, когда по нему пойдет процесс. Кроме того, можно выбрать поток “в противном случае" (По умолчанию), по которому процесс пойдет в том случае, если ни одно из условий на стрелках не выполнено.

Если Секретарь отказал в заявке, то Заказчик получает уведомление об этом, после чего процесс завершится. Если заявка одобрена Секретарем, то дальше её согласовывает сотрудник Гаража. Покажем это на схеме:

8. От развилки “Одобрена?” добавьте две пользовательских задачи: “Вам отказано” в дорожку “Заказчик” и “Принять заявку” в дорожку “Гараж”.

9. Выберите развилку и перейдите в “Настройки”.

10. Во вкладке “Дополнительные свойства” укажите имена исходящих потоков - “Да” и “Нет”:

Дополнительные свойства

11. От задачи “Вам отказано” добавьте завершающее событие.

12. Введите имя для завершающего события - “Отказ”:

Редактирование имени завершающего события

События в BPMN можно трактовать как статусы процесса - старт, промежуточные вехи, варианты завершения. Старт у процесса, как правило, один, а завершений несколько - процесс может завершится как успехом, так и неудачей.

После принятия заявки сотрудник Гаража проверяет наличие автомобиля для выполнения заявки - при отсутствии автомобиля заявка возвратится Секретарю:

13. От задачи “Принять заявку” добавьте элемент “Развилка или/или”.

14. Добавьте соединительную линию от развилки к задаче “Согласовать заявку”.

15. Укажите имя для развилки - “Есть машина?”.

Развилка "Есть машина"?

При наличии машины заказчик получит уведомление “Машина выделена”, а сотрудники гаража приступят к выполнению рейса:

16. Добавьте элемент “Параллельная развилка” от развилки “Есть машина?”.

Параллельная развилка используется для разделения потока на несколько путей, которые будут выполняться одновременно.

17. От параллельной развилки добавьте две пользовательских задачи: для заказчика - “Машина выделена” и для Гаража - “Выполнить рейс”.

18. Укажите имя для исходящих потоков от развилки “Есть машина?” - “Да” и “Нет”.

19. Добавьте еще одну параллельную развилку и соединительные линии от добавленных задач.

20. Добавьте завершающее событие и укажите для него имя - “Успех”.

В итоге должна получиться следующая схема:

Схема процесса заказа автотранспорта

Для закрепления понимания, изложим процесс на схеме словами:

1. Заказчик создает заявку.

2. Секретарь согласовывает заявку:

a. Если секретарь одобрил заявку, то выполняется шаг 4.

b. Если секретарь отклонил, то выполняется переход на следующий шаг.

3. Заказчик уведомляется о том, что ему отказано в заявке. Процесс завершается отказом.

4. Сотрудник гаража принимает заявку:

a. При наличии машины он согласует заявку - выполняется переход на следующий шаг.

b. При отсутствии машины заявка возвращается секретарю, выполняется переход на шаг 2.

5. Заказчик получает уведомление о том, что машина выделена, а сотрудник гаража приступает к выполнению рейса.

6. Процесс завершается успехом.

Настройка форм пользовательских задач

Для начала нам понадобится настроить стартовую форму, которая будет отображаться заказчику при запуске процесса:

1. Выберите элемент “Стартовое событие” и в меню элемента выберите “Действия” - Стартовая форма:

Настройка стартовой формы

Откроется Конструктор стартовой формы. Для формы задачи используем созданную ранее форму для согласования заявки:

2. Перетащите с левой панели на рабочую область Конструктора элемент “Заявка на автомобиль - Основная форма”. Сохраните и вернитесь на схему процесса.

Сохранение стартовой формы

Теперь настроим форму пользовательской задачи, которая будет отображаться исполнителю - Секретарю:

3. Выберите задачу “Согласовать заявку” и в меню элемента перейдите в раздел “Формы”. Отобразится Конструктор формы задачи.

4. Разверните элемент “Заявка на автомобиль” на панели элементов слева и перетащите элемент “Заявка на автомобиль - Основная форма” на рабочую область Конструктора.

Поля формы заявки должны быть недоступны для редактирования, поэтому изменим тип доступа:

5. Выберите добавленную форму заявки и на правой панели укажите Тип отображения - “Только для чтения”.

6. Перетащите элемент “Одобрено” на рабочую область Конструктора:

Настройка формы задачи

7. Сохраните форму и вернитесь на схему процесса.

Перейдем к настройке формы задачи, которую будет выполнять сотрудник Гаража:

8. Выберите задачу “Принять заявку” на схеме процесса и в меню элемента перейдите в раздел “Формы”.

9. Перетащите форму “Заявка на автомобиль - Основная форма”.

10. Укажите Тип отображения - “Только для чтения”, чтобы сотрудник гаража не мог редактировать заявку.

Платформа позволяет добавлять атрибуты “на лету”, например, в ходе создания экранной формы.

Сотрудник гаража должен принять или отклонить заявку в зависимости от наличия автомобилей в гараже. Поэтому добавим еще один атрибут:

11. Разверните элемент “Заявка на автомобиль” и кликните дважды по пункту “Добавить атрибут”.

12. Выберите тип атрибута - Логический и укажите имя - “Принято”.

13. Нажмите “Сохранить”.

Добавление атрибута типа логический

14. Перетащите созданный атрибут на рабочую область Конструктора формы.

15. На панели настроек элемента “Принято” настройте отображение: “Отображать как” - “Переключатель”.

Отображение логического атрибута на форме

16. Сохраните форму и вернитесь на схему процесса.

Если заявка не была одобрена, заказчик должен быть проинформирован об этом, поэтому форма пользовательской задачи в этом случае содержит только текст “Вам отказано” и данные заявки:

17. Выберите задачу “Вам отказано” и через меню элемента перейдите в “Формы”.

18. Добавьте на форму элемент “Надпись” и укажите текст - “Вам отказано”.

19. На левой панели разверните элемент “Заявка на автомобиль” и перетащите форму “Заявка на автомобиль - Основная форма”.

20. В настройках на правой панели укажите Тип отображения - “Только для чтения”.

Установка типа отображения формы

21. Сохраните форму и вернитесь на схему процесса.

22. Аналогично, настройте форму для задачи “Машина выделена” - добавьте надпись с текстом “Машина выделена” и форму “Заявка на автомобиль - Основная форма”.

Настройка формы задачи "Машина выделена"

Настройка развилок

Перейдем к настройке потоков после развилок. На нашей схеме есть две развилки - “Одобрена?” и “Есть машина?”.

1. Выберите развилку “Одобрена” и в меню элемента перейдите в Настройки:

Настройки развилки

2. Во вкладке “Дополнительные свойства” выберите поток к задаче “Вам отказано” потоком “По умолчанию” и нажмите “Сохранить”.

Дополнительные свойства

Поток "В противном случае“ (По умолчанию) - это тот поток, по которому пойдет процесс в том случае, если условия на всех остальных потоках не выполняются (значение логического выражения - ложь).

Поток, по которому пойдет процесс после развилки “Одобрена?”, определяется логическим атрибутом “Одобрено”, который Секретарь заполняет при согласовании заявки. Напишем выражение для условия, при выполнении которого процесс пойдет дальше. Для этого нам потребуется системное имя этого атрибута:

3. Откройте в отдельной вкладке браузера список шаблонов (для этого в боковой панели выберите “Конфигурации” - “Шаблоны”).

4. Перейдите в шаблон “Заявка на автомобиль”.

5. Перейдите в раздел “Атрибуты”.

6. Скопируйте системное имя атрибута “Одобрено”:

Системное имя атрибута

7. Вернитесь во вкладку с настройкой процесса и перейдите в настройки развилки “Одобрена” через меню элемента.

Укажите выражение для условия развилки:

8. Для потока к задаче “Принять заявку” нажмите кнопку “Не задано” для настройки выражения:

Настройка развилки

Так как атрибут “Одобрено” логического типа, то при написании выражения просто обращаемся к его системному имени:

9. Введите скопированное системное имя атрибута “Одобрено” со знаком $ и нажмите на кнопку “Свернуть”:

Выражение

Символ $ используется, чтобы обратиться к тому или иному свойству текущего объекта. В данном случае мы сможем получить информацию о значении атрибута «Одобрено» - ложь или истина (true или false).

10. Нажмите “Сохранить”.

Развилка “Есть машина?” определяется атрибутом “Принято”, который указывает сотрудник гаража. Поэтому скопируем системное имя этого атрибута:

11. Перейдите во вторую вкладку браузера с атрибутами шаблона “Заявка” и скопируйте системное имя атрибута “Принято”.

12. Вернитесь во вкладку браузера со схемой процесса и выберите развилку “Есть машина?”.

13. Перейдите в настройки развилки “Есть машина?” через меню элемента.

14. Во второй вкладке укажите поток к задаче “Согласовать заявку” потоком “По умолчанию”.

15. Укажите выражение для другого потока с системным именем атрибута “Принято” (аналогично шагу 8):

Выражение

16. Нажмите “Сохранить”.

Настройка исполнителей задач

Укажем исполнителей для пользовательских задач:

1. Выберите пользовательскую задачу “Согласовать заявку” и через меню элемента перейдите в Настройки:

Настройки задачи

2. Во вкладке “Дополнительные свойства” кликните по количеству исполнителей - пока что их "0 человек 0 групп":

Настройка исполнителя

3. Укажите Исполнителя - найдите в списке себя и кликните по имени пользователя - выбранный пользователь отобразится в списке справа.

4. Нажмите “Применить”.

Выбор пользователей или группы

5. Сохраните настройки.

6. Аналогично укажите Исполнителя для задач: “Принять заявку”, “Выполнить рейс” (для упрощения на этапе отладки процесса мы указываем Исполнителем этих задач одного и того же пользователя).

Для задач “Вам отказано” и “Машина выделена” сделаем Исполнителя вычисляемым - это должен быть пользователь, который инициировал процесс, то есть Заказчик.

7. Выберите задачу “Вам отказано” и перейдите в настройки.

8. В поле “Исполнители” выберите - Атрибут.

9. Кликните в поле “Не задано”.

10. Выберите атрибут “Создан” (_creator):

Настройка исполнителя по атрибуту Создатель

11. Нажмите “Сохранить”.

Мы использовали системный атрибут шаблона процесса - “Создатель” ($_creator), чтобы указать в качестве исполнителя задачи пользователя, инициировавшего процесс.

12. Аналогично укажите Исполнителем - инициатора процесса для задачи “Машина выделена”.

Проверка и публикация процесса

Мы настроили шаблон процесса. Чтобы изменения вступили в силу, его необходимо опубликовать. Шаблоны процессов рекомендуется публиковать каждый раз после внесения изменений.

Перед публикацией нужно проверить корректность схемы:

1. Нажмите “Проверить” на панели инструментов.

При возникновении ошибок элемент, в котором присутствует ошибка, подсвечивается красным. Если все было настроено правильно, то отобразится сообщение “Ошибок нет” и схему можно публиковать.

2. Нажмите “Опубликовать” на панели инструментов.

Тестирование: “Запуск процесса” и “Мои задачи”

Мы настроили и опубликовали процесс, теперь можем перейти к тестированию процесса в роли пользователя.

1. Кликните по кнопке настроек в левом верхнем углу: