Перейти к содержанию

Урок 3. Мой первый бизнес-процесс

Содержание урока

Усовершенствуем приложение, созданное в предыдущем уроке — создадим автоматизированный процесс заказа корпоративного автотранспорта: Заказчик создает заявку, Секретарь согласовывает заявку, после чего одобренная заявка переходит к сотруднику Гаража, который принимает заявку и, в зависимости от наличия автомобилей в гараже, либо выполняет рейс, либо отказывает в заявке.

Расчетная продолжительность: 20 мин.

Примечание: в данном уроке представлена Comindware Business Application Platform версии 3.5.961.0, внешний вид страниц и меню в других версиях продукта может отличаться.

Предусловие — пройден Урок 2 «Мой первый реестр данных»:

  • создан реестр данных (шаблон записи) «Заявка на автомобиль»;
  • создана экранная форма.
Исполняемый бизнес-процесс — это процесс, автоматизированный с помощью специализированного программного обеспечения — процессного «движка» или системы управления бизнес-процессами (BPMS), например, Comindware Business Application Platform.

Исполняемый бизнес-процесс определяет кто, что и в какой последовательности должен сделать, а также обеспечивает мгновенную передачу дела между подразделениями. Таким образом, система берет на себя контроль за всем процессом от заявки до закрытия «дела». Процессы в Comindware Business Application Platform могут взаимодействовать друг с другом, а также с внешними ресурсами, такими как серверы электронной почты и веб-сервисы. Исполняемый бизнес-процесс служит заменой электронной почты и Excel, позволяет упростить и автоматизировать документооборот, а также автоматически формировать документы по шаблонам.

Исполняемый бизнес-процесс можно назвать «интерактивным регламентом». Традиционный регламент-документ предназначен для того, чтобы сотрудники периодически в него заглядывали, чтобы понять, что делать дальше. В случае исполняемого бизнес-процесса координацией занимается компьютер. Диаграмма (схема) бизнес-процесса в нотации BPMN загружается в BPMS, и система следует ей, раздавая задания людям и вызывая функции информационных систем.

Исполняемый процесс позволяет повысить эффективность работы:
  • дело передается от одного сотрудника другому мгновенно, безошибочно, вместе со всеми относящимися к нему данными;
  • процесс гарантированно выполняется по утвержденной схеме, контролировать это не требуется;
  • показатели процесса автоматически измеряются и выводятся на экран менеджера в наглядном виде. 

Исполняемый бизнес-процесс имеет некоторое сходство с документооборотом, но это более совершенная форма автоматизации:

  • информация здесь хранится не в документах Word или PDF, а в виде структурированных данных (числа, даты, текстовые данные);
  • маршрут процесса можно прописать более точно, чем это позволяют системы документооборота.
Настройка исполняемого бизнес-процесса в Comindware Business Application Platform выполняется в шаблоне процесса. Шаблон процесса состоит из схемы (диаграммы), данных и других свойств, определяющих, как должны выполняться все процессы определенного вида. Каждый шаблон процесса имеет ассоциированный шаблон записи. 

 

Создание шаблона процесса

Перейдем к созданию шаблона процесса…

1. В панели навигации слева выберите пункты «Настройки» — «Шаблоны».

2. Перейдите на вкладку «Шаблоны процессов».

3. Нажмите кнопку «Добавить».

4. Введите имя шаблона — «Заказ автотранспорта».

5. Выберите тип — «Шаблон процесса».

6. Укажите бизнес-приложение — «Управление автопарком».

7. В поле «Связанный шаблон» выберите шаблон «Заявка на автомобиль».

8. Нажмите кнопку «Создать».

Создание шаблона бизнес-процесса

Создание шаблона бизнес-процесса

 

Схема бизнес-процесса

При создании схемы (диаграммы) бизнес-процесса используется нотация BPMN 2.0.
Выбор BPMN объясняется достаточной простотой и понятностью для бизнеса, а однозначная интерпретация применяемых символов обеспечивает одинаковое понимание процесса бизнесом, аналитиком и ИТ-специалистами.

1. Перейдите на вкладку «Схема».

Вкладка «Схема» бизнес-процесса

Откроется конструктор схемы бизнес-процесса, в котором выполняется построение графической диаграммы процесса.

Конструктор схемы бизнес-процесса состоит из трех частей, показанных на иллюстрации.
(1) Панель элементов, которые можно добавить на схему: 
Действия — задачи и подпроцессы:
  • задачи — пользовательские (ввод данных участником процесса через экранную форму) и автоматические (бизнес-правила, расчеты); 
  • подпроцессы — встроенные и повторно-используемые (внешние);

События — стартовое, промежуточное и конечное;
Операторы (развилки) — «или/или», параллельная («и»);
Общее — поток управления, дорожка, текстовый комментарий.

(2) Графическая схема (диаграмма) бизнес-процесса.

(3) Панель инструментов с кнопками «Выбрать версию», «Сохранить», «Опубликовать», «Проверить», «Экспорт», «Очистить». 

Конструктор схемы бизнес-процесса

Конструктор схемы бизнес-процесса

Построим схему бизнес-процесса, перетаскивая на нее элементы с левой панели…

Для начала добавим дорожки…

1. Перетащите три дорожки на схему процесса. Элемент «Дорожка» расположен на левой панели в разделе «Общее».

Перетаскивание дорожек на схему бизнес-процесса

Перетаскивание дорожек на схему бизнес-процесса

2. Присвойте дорожкам имена: Заказчик, Секретарь, Гараж. Для изменения имени дорожки дважды щелкните его в схеме.

Переименование дорожек

Дорожка используется для визуального представления участников процесса. Дорожки могут настраиваться произвольным образом по усмотрению проектировщика процесса, но чаще всего это либо подразделение, либо должность, либо роль. Например, в нашем процессе Заказчик — это роль (заказчик может быть из любого подразделения), Гараж — подразделение, Секретарь — должность. 

3. Перетащите элемент «Пользовательская задача» из раздела «Действия» с левой панели на дорожку «Секретарь».

Пользовательская задача представляет собой задачу, выполняемую человеком. При переходе процесса на этот шаг задача автоматически назначается исполнителю или становится доступной для нескольких исполнителей. 

4. Укажите имя задачи — «Согласовать заявку». Для этого дважды щелкните имя задачи.

5. Перетащите соединительную линию на схему процесса. Соедините стартовое событие и пользовательскую задачу «Согласовать заявку».

6. Перетащите элемент «Развилка или/или» на схему и соедините его с задачей «Согласовать заявку».

7. Присвойте развилке имя — «Одобрена?», дважды щелкнув ромб.

Схема бизнес-процесса — развилка «или/или»

Развилка «или/или» используется для описания альтернативных потоков процесса, когда может быть выбран только один из путей.
Для каждого потока, выходящего из развилки (для каждой стрелки) указывается условие (логическое выражение), определяющее, когда по нему пойдет процесс. Кроме того, можно выбрать поток «В противном случае» (По умолчанию), по которому процесс пойдет в том случае, если ни одно из условий на стрелках не выполнено. 

Если Секретарь отказал в заявке, то Заказчик получает уведомление об этом, после чего процесс завершится. Если заявка одобрена Секретарем, то дальше её согласовывает сотрудник Гаража. Покажем это на схеме:

8. От развилки «Одобрена?» добавьте две пользовательских задачи: «Вам отказано» на дорожку «Заказчик» и «Принять заявку» на дорожку «Гараж».

9. Выберите развилку и в меню элемента ваыберите пункты «Действия» — «Настройки».

10. На вкладке «Дополнительные свойства» укажите имена исходящих потоков — «Да» и «Нет», дважды щелкнув соответствующие поля. Нажмите кнопку «Сохранить».

 

Дополнительные свойства развилки

11. От задачи «Вам отказано» добавьте завершающее событие.

12. Введите имя завершающего события — «Отказ».

Схема бизнес-процесса с задачами «Согласовать заявку», «Принять заявку», «Вам отказано» и завершающим событием «Отказ»

Схема бизнес-процесса с задачами «Согласовать заявку», «Принять заявку», «Вам отказано» и завершающим событием «Отказ»

События в BPMN можно трактовать как статусы процесса — старт, промежуточные вехи, варианты завершения. Старт у процесса, как правило, один, а завершений несколько — процесс может завершится как успехом, так и неудачей. 

После принятия заявки сотрудник Гаража проверяет наличие автомобиля для выполнения заявки — при отсутствии автомобиля заявка возвратится Секретарю.

13. От задачи «Принять заявку» добавьте элемент «Развилка или/или».

14. Добавьте соединительную линию от развилки к задаче «Согласовать заявку».

15. Укажите имя развилки — «Есть машина?».

Развилка «Есть машина?»

Развилка «Есть машина?»

При наличии машины заказчик получит уведомление «Машина выделена», а сотрудники гаража приступят к выполнению рейса.

16. Добавьте элемент «Параллельная развилка» от развилки «Есть машина?».

Параллельная развилка используется для разделения потока на несколько путей, которые будут выполняться одновременно. 

17. От параллельной развилки добавьте две пользовательских задачи: для заказчика — «Машина выделена» и для Гаража — «Выполнить рейс».

18. Укажите имя для исходящих потоков от развилки «Есть машина?» — «Да» и «Нет».

19. Добавьте еще одну параллельную развилку и соединительные линии от добавленных задач.

20. Добавьте завершающее событие и укажите для него имя — «Успех».

В итоге должна получиться следующая схема:

Схема бизнес-процесса заказа автотранспорта

Для закрепления понимания изложим бизнес-процесс на схеме словами.

1. Заказчик создает заявку.

2. Секретарь согласовывает заявку:

a) если секретарь одобрил заявку, то выполняется шаг 4;

b) если секретарь отклонил заявку, то выполняется шаг 3.

3. Заказчик уведомляется о том, что ему отказано в заявке. Процесс заказа автотранспорта завершается отказом.

4. Сотрудник гаража принимает заявку:

a) в случае наличия машины он передает заявку на выполнение водителю — выполняется шаг 5;

b) в случае отсутствия машины заявка возвращается секретарю — на шаг 2.

5. Заказчик получает уведомление о том, что машина выделена, а водитель приступает к выполнению рейса.

6. Процесс завершается успехом. 

 

Настройка форм пользовательских задач

Для начала нам настроим стартовую форму, которая будет отображаться заказчику при запуске процесса.

1. Выберите элемент «Стартовое событие» и в раскрывшемся меню элемента выберите пункт «Действия» — «Стартовая форма».

Настройка стартовой формы

Настройка стартовой формы

Откроется конструктор стартовой формы. Для формы задачи используем созданную ранее форму для согласования заявки.

2. Перетащите с левой панели на схему элемент «Заявка на автомобиль — Основная форма». Нажмите кнопку «Сохранить». Вернитесь к схеме процесса, нажав кнопку «Назад» в браузере.

Настройка и сохранение стартовой формы

Настройка и сохранение стартовой формы

Теперь настроим форму пользовательской задачи, которая будет отображаться исполнителю — Секретарю.

3. Выберите задачу «Согласовать заявку» и в меню элемента выберите пункт «Действия» — «Форма».

Настройка формы задачи

Настройка формы задачи

Отобразится конструктор формы задачи.

4. Разверните элемент «Заявка на автомобиль» на панели элементов слева и перетащите элемент «Заявка на автомобиль — Основная форма» на форму над созданной по умолчанию «Новой областью».

Поля формы заявки должны быть недоступны для редактирования, поэтому изменим тип доступа.

5. Выберите добавленную форму заявки и на правой панели укажите тип отображения «Только для чтения».

6. Перетащите элемент «Одобрено» на «Новую область» под формой заявки на автомобиль. Выберите заголовок «Новой области» и с помощью правой панели присвойте ей название «Одобрение».

7. Сохраните форму и вернитесь к схеме процесса, нажав кнопку «Назад» в браузере.

 

Создание формы для задачи «Согласование заявки»

Создание формы для задачи «Согласование заявки»

Перейдем к настройке формы задачи, которую будет выполнять сотрудник гаража:

1. Выберите задачу «Принять заявку» на схеме процесса и в меню элемента выберите пункт «Действия» — «Форма». Отобразится конструктор формы.

2. Перетащите форму «Заявка на автомобиль — Основная форма» на форму над созданной по умолчанию «Новой областью».

3. Укажите тип отображения «Только для чтения», чтобы сотрудник гаража не мог редактировать заявку.

Продукт позволяет добавлять атрибуты «на лету», например, в ходе создания экранной формы.

Сотрудник гаража должен принять или отклонить заявку в зависимости от наличия автомобилей в гараже. Поэтому добавим соответствующий атрибут.

4. Щелкните значок «+» (Добавить атрибут) на пункте «Заявка на автомобиль».

Добавление атрибута на лету

Добавление атрибута на лету

5. В отобразившемся редакторе атрибута выберите тип данных «Логический» и укажите имя «Принято».

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Создание и сохранение нового логического атрибута

Создание и сохранение нового логического атрибута

7. Переименуйте «Новую область» в «Принятие заявки» с помощью правой панели свойств.

8. Перетащите созданный атрибут на форму.

9. Выберите элемент «Принято» и в правой панели свойств укажите способ отображения: «Отображать как» — «Переключатель».

10. Нажмите кнопку «Сохранить» и вернитесь к схеме процесса с помощью кнопки «Назад» браузера.

Добавление на форму логического элемента и настройка способа его отображения

Добавление на форму логического элемента и настройка способа его отображения

Если заявка не была одобрена, заказчик должен быть проинформирован об этом, поэтому форма пользовательской задачи в этом случае содержит только текст «Вам отказано» и данные заявки:

1. Выберите на схеме процесса задачу «Вам отказано» на схеме процесса и в меню элемента выберите пункт «Действия» — «Форма». Отобразится конструктор формы.

2. Присвойте добавленной по умолчанию «Новой области» название «Вам отказано» с помощью правой панели свойств.

3. На левой панели разверните элемент «Заявка на автомобиль» и перетащите форму «Заявка на автомобиль — Основная форма» под область «Вам отказано».

4. В правой панели свойств формы укажите тип отображения «Только для чтения».

5. Сохраните форму и вернитесь к схеме процесса.

Установка для формы типа отображения «Только для чтения»

Установка для формы типа отображения «Только для чтения»

6. Аналогичным образом настройте форму для задачи «Машина выделена» — присвойте добавленной по умолчанию «Новой области» название «Машина выделена», добавьте на форму вложенную форму «Заявка на автомобиль — Основная форма» и установите для нее тип отображения «Только для чтения». Сохраните форму и вернитесь к схеме процесса.

Настройка формы задачи «Машина подана»

Настройка формы задачи «Машина подана»

7. Настройте форму для задачи «Выполнить рейс» — присвойте добавленной по умолчанию «Новой области» название «Выполнить рейс», добавьте на форму вложенную форму «Заявка на автомобиль — Основная форма» и установите для нее тип отображения «Только для чтения». Сохраните форму и вернитесь к схеме процесса.

 

Настройка развилок

Перейдем к настройке потоков управления после развилок. На нашей схеме есть две развилки — «Одобрена?» и «Есть машина?».

1. Выберите развилку «Одобрена» и в меню элемента выберите пункт «Действия» — «Настройки». Откроется страница свойств развилки.

Переход к свойствам развилки

Переход к свойствам развилки

2. На вкладке «Дополнительные свойства» выберите поток к задаче «Вам отказано» потоком «По умолчанию» и нажмите «Сохранить».

Дополнительные свойства развилки

Поток управления «По умолчанию» (В противном случае) — это тот поток, по которому пойдет процесс в том случае, если условия на всех остальных потоках не выполняются (значение логического выражения — «ложь»). 

Поток, по которому пойдет процесс после развилки «Одобрена?», определяется логическим атрибутом «Одобрено», который Секретарь заполняет при согласовании заявки. Составим выражение для условия, при выполнении которого процесс пойдет дальше. Для этого нам потребуется системное имя атрибута «Одобрено».

3. Откройте в отдельной вкладке браузера список шаблонов (пункт «Настройки» — «Шаблоны» в боковой панели навигации).

4. Перейдите в шаблон «Заявка на автомобиль», дважды щелкнув его в списке.

5. Перейдите на вкладку «Атрибуты».

6. Скопируйте в буфер обмена системное имя атрибута «Одобрено».

Копирование системного имени атрибута в буфер обмена

Копирование системного имени атрибута в буфер обмена

7. Вернитесь в браузере на вкладку со схемой бизнес-процесса и перейдите к настройкам развилки «Одобрена» через меню элемента.

Составьте выражение для условия развилки.

8. На вкладке «Дополнительные свойства»  в строке потока к задаче «Принять заявку» нажмите кнопку «Не задано», чтобы ввести выражение.

Переход к настройке выражение для потока управления

Переход к настройке выражение для потока управления

Так как атрибут «Одобрено» логического типа, то при составлении выражения необходимо обратиться к его системному имени…

9. Введите скопированное системное имя атрибута «Одобрено» (Odobreno) со знаком $ и нажмите кнопку «Сохранить»:

Ввод и сохранение выражения для доступа к атрибуту «Одобрено» в потоке управления

Ввод и сохранение выражения для доступа к атрибуту «Одобрено» в потоке управления

Символ $ используется, чтобы обратиться к тому или иному атрибуту текущего объекта. В данном случае мы сможем получить информацию о значении атрибута «Одобрено» — ложь или истина (true или false). 

10. Нажмите кнопку «Сохранить» на странице «Свойства шлюза».

Развилка «Есть машина?» определяется атрибутом «Принято», который указывает сотрудник гаража. Поэтому скопируем системное имя этого атрибута…

1. Перейдите на вторую вкладку браузера с атрибутами шаблона «Заявка на автомобиль» и скопируйте системное имя атрибута «Принято».

2. Вернитесь на вкладку браузера со схемой бизнес-процесса и выберите развилку «Есть машина?».

3. Перейдите на страницу настройки свойств развилки «Есть машина?», выбрав в меню элемента пункты «Действия» — «Настройки».

3. Перейдите на вкладку «Дополнительные свойства».

4. Введите для второго потока выражение с системным именем атрибута «Принято» (аналогично шагу 8). Нажмите кнопку «Сохранить».

Ввод и сохранение выражения для доступа к атрибуту «Принято» в потоке управления

Ввод и сохранение выражения для доступа к атрибуту «Принято» в потоке управления

5. На вкладке «Дополнительные свойства» укажите поток к задаче «Согласовать заявку» потоком «По умолчанию».

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Выбор потока управления по умолчанию и сохранение свойств развилки

Выбор потока управления по умолчанию и сохранение свойств развилки

 

Настройка исполнителей задач

Укажем исполнителей для пользовательских задач…

1. Выберите пользовательскую задачу «Согласовать заявку» и перейдите к ее свойствам, выбрав в меню элемента пункты «Действия» — «Настройки».

Переход к странице настройки свойств задачи

Переход к странице настройки свойств задачи

2. На вкладке «Дополнительные свойства» щелкните строку с количеством исполнителей, первоначально в ней указано «0 человек 0 групп».

Переход к настройке исполнителей задачи

Переход к настройке исполнителей задачи

3. Укажите Исполнителя — найдите в списке щелкните свое имя пользователя. Выбранный пользователь отобразится в списке справа.

4. Нажмите кнопку «Применить».

Назначение пользователя исполнителем задачи

Назначение пользователя исполнителем задачи

5. Сохраните настройки, нажав кнопку «Сохранить» на странице «Свойства задачи».

Аналогично укажите исполнителя для задач: «Принять заявку», «Выполнить рейс» (для упрощения на этапе отладки процесса укажем исполнителем этих задач одного и того же пользователя).

Для задач «Вам отказано» и «Машина выделена» сделаем исполнителя вычисляемым — это должен быть пользователь, который инициировал процесс, то есть Заказчик.

1. Выберите задачу «Вам отказано» и перейдите настройкам ее свойств, выбрав в меню элемента пункты «Действия» — «Настройки».

2. На вкладке «Дополнительные свойства» в поле «Исполнители» выберите значение «Атрибут».

3. Щелкните надпись «Не задано».

4. Выберите атрибут «Создан» (_creator).

5. Нажмите кнопку «Сохранить».

Назначение исполнителя задачи по атрибуту _creator 

Назначение исполнителя задачи по атрибуту _creator 

Мы использовали системный атрибут создателя шаблона процесса — _creator, чтобы указать в качестве исполнителя задачи пользователя, инициировавшего процесс.

6. Аналогичным образом назначьте исполнителем инициатора процесса для задачи «Машина выделена».

 

Проверка и публикация процесса

Мы настроили шаблон бизнес-процесса. Чтобы изменения вступили в силу, его необходимо опубликовать. Схемы бизнес-процессов рекомендуется публиковать каждый раз после внесения изменений.

Перед публикацией следует проверить корректность схемы…

1. Нажмите кнопку «Проверить» на панели инструментов.

При возникновении ошибок элемент, в котором присутствует ошибка, подсвечивается красным цветом. Если все было настроено правильно, то отобразится сообщение «Ошибок нет», после чего схему можно публиковать. 

2. Нажмите кнопку «Опубликовать» на панели инструментов.

 

Тестирование: запуск бизнес-процесса и «Мои задачи»

Мы настроили и опубликовали бизнес-процесс, теперь можем перейти к его тестированию в роли пользователя.

1. Перейдите на вкладку «Настройки» шаблона процесса.

2. Нажмите кнопку «Перейти к экземплярам».

Переход к списку экземпляров бизнес-процесса

Переход к списку экземпляров бизнес-процесса

3. В отобразившемся списке «Все записи» нажмите кнопку «Создать». Отобразится стартовая форма процесса.

4. Заполните форму и нажмите кнопку «Создать».

Создание новой заявки на автомобиль

Создание новой заявки на автомобиль

Созданный бизнес-процесс отобразится в списке. Проверим наличие задачи «Согласовать заявку», в которой мы указали своего текущего пользователя исполнителем.

4. Перейдите в «Мои задачи» в панели навигации слева. 

Переход в раздел «Мои задачи»

Переход в раздел «Мои задачи»

Отобразится список назначенных вам активных задач.

5. Откройте задачу из списка, дважды щелкнув ее в списке.

Список активных задач пользователя

Список активных задач пользователя

Отобразится форма согласования заявки на автомобиль.

6. Установите флажок «Одобрено» и нажмите кнопку «Завершить задачу».

Одобрение заявки на автомобиль и завершение задачи

Одобрение заявки на автомобиль и завершение задачи

7. Перейдите в раздел «Мои задачи». В списке появится задача «Заказ автотранспорта — Принять заявку».

8. Для атрибута «Принято» укажите значение «Нет» и завершите задачу.

Отклонение заявки на автомобиль и ее возврат Секретарю

Отклонение заявки на автомобиль и ее возврат Секретарю

9. Вернитесь к списку своих задач — в списке появится задача «Заказ автотранспорта — Согласовать заявку».

10. Откройте задачу и снимите флажок «Одобрено».

11. Завершите задачу.

12. Перейдите в раздел «Мои задачи». В списке задач появится задача «Заказ автотранспорта — Вам отказано». Завершите задачу. Бизнес-процесс будет завершен.

 

Результаты

Поздравляем! Вы создали свой первый бизнес-процесс, настроили для него формы задач и протестировали запуск и исполнение задач процесса.

В следующем уроке вы узнаете, как отследить историю запущенного процесса, и настроите дашборды (информационные страницы) для просмотра статистики за период.


Исследования осуществляются <br>ООО «Колловэар» при грантовой <br>поддержке Фонда «Сколково»
Comindware