Перейти к содержанию

Настройка согласования по электронной почте

Процесс согласования зачастую включает в себя ряд сотрудников высшего уровня (CEO, CFO и т.д.), которые могут не являться активными пользователями системы. В таком случае было бы удобно отправлять таким пользователям электронное сообщение, в котором они могли бы как просмотреть детали заявки (командировки, счета, и т.д.), так и принять решение по ней, нажав на кнопку, без необходимости заходить в систему.

В Comindware Tracker возможно произвести данную настройку с помощью внутреннего функционала (сообщения, триггеры).

1. Настройте Каналы связи в разделе Администрирования: входящий и исходящий.

Создание каналов связи

2. В текущем процессе на шаге, где происходит согласование, настройте шаблон сообщения.

Настройка шаблона сообщения на шаге процесса

  • Выберите канал для отправки почты, который Вы ранее создали;
  • Добавьте условие для отправки оповещения, если нужно.
  • Выберите получателя из списка внутренних пользователей (или ролей в процессе) или введите почтовые адреса для отправки.
  • Укажите имя отправителя.
  • В теме сообщения обязательно должен присутствовать идентификатор текущей записи в формате [#{id}], чтобы при получении ответного письма система поняла, к какой заявке отнести ответ. Например: Заявка [#{id}].
  • В теле сообщения в режиме кода введите нужное сообщение, подставляя переменные, почту и текст, что нужны Вам. Пример:
Добрый день!<br /><br />{creator} создал заявку № {id}. Пожалуйста, ознакомьтесь с деталями заявки и используйте кнопки ниже для согласования или отклонения заявки.<br /><br />Название заявки: {title}<br />Описание: {description}<br /><br /><a href="mailto:us-demo2@comindware.net?subject= Заявка [#{id}] &amp;body=СОГЛАСОВАТЬ%0D%0A&lt;ОСТАВЬТЕ СВОЙ КОММЕНТАРИЙ ЗДЕСЬ&gt;">СОГЛАСОВАТЬ</a><br /><a href="mailto:us-demo2@comindware.net?subject= Заявка [#{id}] &amp;body=ОТКЛОНИТЬ%0D%0A&lt; ОСТАВЬТЕ СВОЙ КОММЕНТАРИЙ ЗДЕСЬ&gt;">ОТКЛОНИТЬ</a><br /><br />Спасибо!
  • При необходимости, проставьте галочку для включения вложений задачи в оповещение, или же приложите нужные документы вручную.
  • Сохраните настройки.

3. Настройте триггер на получение сообщения и выполнение определенного перехода в процессе, в зависимости от принятого решения.

Пример условия для выполнения перехода: MATCHES($$incomingMessage->cmw.message.incoming.bodyLine1,"СОГЛАСОВАТЬ")

4. Протестируйте.


Исследования осуществляются <br>ООО «Колловэар» при грантовой <br>поддержке Фонда «Сколково»
Comindware